Як правило, сума авансу розраховується виходячи з добових за час перебування у відрядженні, вартості проїзду до місця призначення і назад та витрат з найму житлового приміщення, тобто під поняття авансу підпадають усі гарантії, перераховані у ст. 121 КЗпП. Але до таких складових за рішенням керівництва можуть додаватися й інші види витрат працівника.
Згідно з п. 6 р. I Iнструкції №59, підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат, а також із вимогами нормативно-правових актів щодо звітності про використання коштів, виданих на відрядження. Саме у такому кошторисі й розраховується аванс. Хоча Iнструкція №59 для госпрозрахункових підприємств є лише довідковою (інформаційною), радимо розраховувати суму витрат на відрядження (авансу) за допомогою такого кошторису витрат на відрядження, адже це дуже зручно. Наведемо зразок оформлення такого кошторису.
* Розмір добових витрат кожне госпрозрахункове підприємство встановлює самостійно. Проте розмір добових, які не будуть оподатковуватися ПДФО та військовим збором, установлює ПКУ. З 01.01.2017 р. неоподатковувана згідно з п. 170.9 ПКУ сума добових для відряджень по Україні становить не більше 320 грн (0,1 розміру мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року).
Сума, розрахована в такому кошторисі, є приблизною, а тому фактичні витрати відрядженого працівника можуть відрізняються від неї. Тому після повернення з відрядження працівник має повернути невикористаний аванс разом із поданням авансового звіту* або роботодавець має компенсувати працівникові додатково понесені витрати, наведені у такому звіті та підтверджені документально.
Щодо оформлення видачі авансу зазначимо таке.
При видачі авансу в гривнях, та й взагалі будь-яких коштів із каси підприємства, треба керуватися п. 3.4 Положення №637 і використовувати:
— відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення про касові операції), якщо видаєте готівку одночасно кільком працівникам;
— видатковий касовий ордер (ф. №КО-2) на кожну виплату окремо.
Що ж до видачі авансу в інвалюті, то питання документального оформлення руху інвалюти в касі законодавством не врегульовано. Проте, згідно з листом Держкомстату від 24.11.2006 р. №04/4-6/191, з цією метою можна застосовувати бланки для гривневої готівки.
Тому отриману з банку інвалюту, поряд із національною, зберігають у касі підприємства. Для її оприбуткування підійде прибутковий касовий ордер (ф. №КО-1). Також слід не забути зареєструвати його в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (ф. №КО-3), який ведуть окремо за кожною валютою, а також окремо за прибутковими та видатковими документами.
Видавати готівкову інвалюту працівникові, що відряджається, слід за видатковим касовим ордером (ф. №КО-2). Його також треба записати в Журнал. Якщо інвалютні кошти видають кільком працівникам, то можна оформити відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення про касові операції), а вже до неї виписати і ВКО.
Готівкові валютні операції треба ще й відобразити у касовій книзі (ф. №КО-4). У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також перераховують її у гривні, скориставшись рекомендацією НБУ, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954. У цьому самому листі дозволяється вести окремі касові книги для обліку інвалютної готівки, в яких відповідні суми можуть відображатися як у гривнях, так і в іноземній валюті.
Для повернутого валютного залишку правила аналогічні. Iнвалюту оприбутковують у касі за допомогою ПКО, який, своєю чергою, записують до Журналу. При передачі інвалюти з каси до банку обов'язково оформляють ВКО з його занесенням до того самого Журналу. I, звичайно, занесіть усі записи до касової книги для інвалюти.
Аванс на закордонне відрядження
Сума авансу в частині добових, які не оподатковуються ПДФО та військовим збором, з 01.01.2017 р. прив'язана до курсу євро (раніше цього не було) і має становити не більше як 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.
Тож виходить, щоб визначити суму неоподатковуваних добових, треба:
— за кожен день закордонного відрядження визначати еквівалент у гривнях для неоподатковуваної суми 80 євро за офіційним курсом НБУ в цей день;
— якщо сума добових виявиться більшою за граничну суму в еквіваленті 80 євро, то сума перевищення включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо.
Така сама оподатковувана сума може виникнути і внаслідок іншого порядку відображення авансу на відрядження або відшкодування добових після нього в обліку (в разі видачі авансу або відшкодування у національній валюті). Наприклад, добові, видані авансом, обліковують за одним курсом (на дату його видачі), а з метою оподаткування треба брати до уваги різні курси кожного окремого дня, і під час відрядження такий курс може стати меншим. У такому разі у працівника може виникнути оподатковуваний дохід у сумі курсової різниці.
Щоб уникнути такої ситуації, треба або встановлювати розмір добових, еквівалентний до євро, у меншій сумі, або прописувати в наказі, що сума добових за кожен день закордонного відрядження встановлюється в еквіваленті у гривнях для неоподатковуваної суми 80 євро за офіційним курсом НБУ в цей день, або видавати аванс в євро.
Проте на момент написання цієї статті офіційних роз'яснень щодо застосування норм пп. 170.9.1 ПКУ стосовно добових у валюті не було оприлюднено. Тож не виключено, що податківці рекомендуватимуть робити таке порівняння в інший спосіб. Щойно такі роз'яснення з'являться, ми про це обов'язково зазначимо.
Як бачимо, в оновленому пп. 170.9.1 ПКУ нічого не сказано про обов'язок видавати аванс саме у валюті. Тож залишається дотримуватися Положення про відрядження (це ще один аргумент, для чого слід розробити цей внутрішній документ), а також можна врахувати порядок видачі авансу у закордонному відрядження згідно з Iнструкцією №59.
Згідно з п. 5 р. III Iнструкції №59 підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом):
— або в національній валюті держави, до якої відряджається працівник;
— або у вільно конвертованій валюті (долари США, євро тощо).
Iз цієї норми випливає, що видача авансу на поїздки за кордон у гривнях чинним законодавством не передбачена. Утім, як ми вище зауважили, Iнструкція №59 є обов'язковою для виконання лише бюджетниками. Для госпрозрахункових вона має лише рекомендаційний характер.
На запитання щодо правомірності видачі авансу на відрядження за кордон у валюті України фахівці Мінфіну у листі від 21.05.2014 р. №31-07250-06-29/12181 та НБУ у листі від 23.05.2007 р. №13-122/1897-5244 (відповіді базуються на нормах Iнструкції №59) відповіли: працівник, що відряджається за кордон, повинен забезпечуватися авансом згідно з наведеними в кошторисі витратами:
- у гривнях — для здійснення витрат за час проїзду територією України;
- в іноземній валюті — для здійснення необхідних витрат за кордоном.
З огляду на це, оскільки прямої заборони надавати аванс на закордонне відрядження лише в гривнях немає для госпрозрахункового підприємства (хоча, на нашу думку, це зменшує трудові гарантії працівника, адже в результаті йому доведеться займатися обміном гривні на іноземну валюту), вважаємо, що в якій валюті видаватиметься аванс, госпрозрахункове підприємство вирішує самостійно.
Отже, підприємство має право забезпечувати працівника гривнями для відрядження за кордон, проте особливості такої ситуації варто закріпити у Положенні про відрядження.
Особливості надання готівкового авансу (гривневого та валютного) читайте в статті.