Чинним законодавством, а саме ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, передбачено такий порядок погодження періодів надання щорічних відпусток працівникам:
1) за ініціативою власника (уповноваженого ним органу) або виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу складається графік відпусток. При складанні графіків ураховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати (пропонувати) найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складенні графіка мають враховуватися також і інтереси роботодавця;
2) після врахування інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом;
3) затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.
Форму графіка надання відпусток чинним законодавством не встановлено, тож вона може бути довільною, наприклад, такою:
| ПІБ | Найменування структурного підрозділу |
Посада | Вид відпустки | Кількість к. д. відпустки | Період надання відпустки | Робочий рік, за який надається відпустка | Відмітка про коригування відпустки | Примітка | Підпис |
Як правило, у графіках відпусток конкретна дата початку відпустки не встановлюється, а визначається місяць початку використання відпустки. Інколи зазначають два місяці: місяць початку відпустки і її закінчення. Але конкретні дати початку і закінчення відпустки у межах, установлених графіком, погоджують працівник і власник. Так, згідно з ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки, не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку власник або уповноважений ним орган зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Це можна зробити як шляхом вручення працівникові окремо складеного повідомлення, так і шляхом ознайомлення його з наказом про надання відпустки під розпис у цьому наказі (форма №п-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. №489, передбачає окрему графу для підпису працівника) Детальныше див. тут >>>.
Слід пам'ятати, що порушення строку такого повідомлення надаватиме працівникові право вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період. Але якщо у графіку відпусток зазначено конкретні дати початку відпусток працівників, то окремо повідомляти їм ці дати не потрібно.
Ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не міститься вказівка на строк, коли має бути складений та затверджений графік відпусток. Як правило, графіки відпусток складаються щороку, на початку календарного року. Так, згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Ця норма може бути орієнтиром, оскільки, на нашу думку, за погодженням між власником (уповноваженим ним органом) та органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом, може бути встановлений інший період, на який затверджується графік відпусток, а також строк його затвердження. Такі період та строки можуть бути визначені у колективному договорі на підприємстві.