Порядок оформлення та вшивання вкладиша до трудової книжки

Якщо у трудовій книжці працівника закінчилося місце в розділі «Відомості про роботу», роботодавець зобов'язаний оформити та вшити до неї вкладиш. Процедура включає заповнення титульної сторінки вкладиша, проставлення штампу на титульній сторінці основної трудової книжки та продовження наскрізної нумерації записів. Хоча Інструкція №58 не деталізує технічні аспекти (місце вшивання, кількість отворів), існують загальноприйняті практичні підходи.

Деталі.

1. Алгоритм дій при видачі вкладиша

Отримання вкладиша

Роботодавець має використовувати бланки вкладишів затвердженого зразка.

Заповнення титульної сторінки вкладиша

Вносяться прізвище, ім'я, по батькові працівника та дата заповнення. Працівник засвідчує правильність даних своїм підписом.

Засвідчення титульної сторінки вкладиша

Особа, відповідальна за ведення трудових книжок, ставить свій підпис та печатку підприємства (або відділу кадрів) за її наявності.

Оформлення титульної сторінки трудової книжки

На першій (титульній) сторінці основної трудової книжки ставиться штамп «Виданий вкладиш» та зазначаються його серія і номер.

Вшивання вкладиша

Вкладиш фізично вшивається у трудову книжку.

Внесення запису про роботу

Новий запис про прийняття на роботу вноситься до розділу «Відомості про роботу» вже у вкладиші, продовжуючи загальну нумерацію.

Облік

Видача вкладиша реєструється у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма №П-10).

Де проставляти штамп "Виданий вкладиш"?

Нормативна база

Згідно з пп. 3.2 Інструкції №58, «Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша».

Практичне застосування:

Штамп ставиться на титульному аркуші (першій сторінці) основної трудової книжки. Інструкція №58 вказує розміщувати його "зверху". Чіткої вказівки щодо лівого чи правого боку немає.

На практиці штамп ставлять у верхній частині титульного аркуша, де є вільне місце, найчастіше — праворуч або по центру над назвою документа. Поруч зі штампом від руки або за допомогою наборного штампу вказують серію та номер виданого вкладиша.

Куди саме вшивати вкладиш та технічні деталі?

Нормативна база: Пункт 3.1 Інструкції №58 лише зазначає, що «Вкладиш вшивається у трудову книжку», не деталізуючи процедуру.

Практичне застосування:

Місце вшивання

Зазвичай вкладиш вшивають в кінці трудової книжки (після всіх сторінок) або безпосередньо в її картонну обкладинку (найчастіше — в задню). Це робиться для того, щоб не пошкодити сторінки самої книжки.

Кількість отворів та нитки

Законодавство не містить таких вимог. На практиці для надійності роблять 2-3 отвори міцним шилом та прошивають цупкою, міцною ниткою (наприклад, капроновою або спеціальною архівною). Головна мета — забезпечити надійне кріплення, оскільки вкладиш є невід'ємною частиною трудової книжки і без неї недійсний.

Нумерація записів у вкладиші

Нормативна база: Записи у вкладиші ведуться у тому ж порядку, що і в трудовій книжці.

Практичне застосування

Нумерація записів у розділі «Відомості про роботу» вкладиша продовжує наскрізну нумерацію з основної трудової книжки.

Приклад: Якщо останній запис у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки мав порядковий номер 28, то перший запис в аналогічному розділі вкладиша буде мати порядковий номер 29.

Підпис відповідальної особи на титульній сторінці вкладиша

Нормативна база: Пункт 2.12 Інструкції №58 вимагає, щоб першу сторінку підписувала «особа, відповідальна за видачу трудових книжок». Аналогічні правила застосовуються і до вкладиша.

Практичне застосування

У графі «Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок (розбірливо)» на титульній сторінці вкладиша має бути:

Особистий підпис відповідальної особи

Розбірливо написане прізвище та ініціали цієї особи. Слово «розбірливо» вказує на те, що самого підпису (який часто є нерозбірливим) недостатньо. Необхідно, щоб можна було ідентифікувати особу, яка оформила документ.

Висновки:

Неправильне оформлення вкладиша (наприклад, початок нумерації заново, відсутність штампу на основній книжці) є порушенням Інструкції №58. Це може створити для працівника проблеми в майбутньому при підтвердженні трудового стажу для призначення пенсії чи інших соціальних виплат. Відповідальність за порушення порядку ведення трудових книжок несе роботодавець;

Якщо у трудовій книжці працівника закінчилося місце в розділі «Відомості про роботу», роботодавець зобов'язаний оформити та вшити до неї вкладиш. Процедура включає заповнення титульної сторінки вкладиша, проставлення штампу на титульній сторінці основної трудової книжки та продовження наскрізної нумерації записів. Хоча Інструкція №58 не деталізує технічні аспекти (місце вшивання, кількість отворів), існують загальноприйняті практичні підходи.