Витрати на відрядження компенсує приймаюча сторона: як оформити таку операцію?

Зауважимо одразу, що діюче законодавство не встановлює обов’язку приймаючої сторони фінансувати відрядження працівників іншого підприємства. Тим більше, якщо йдеться про закордонні відрядження, де приймаючою стороною є нерезидент. Отже, встановити такий обов’язок приймаюча сторона і особа, яка спрямовує працівників у відрядження, можуть тільки договором між собою. 

Відсутність законодавчого врегулювання такої ситуації означає ще одне – немає встановленого порядку сплати такої компенсації або її документального оформлення. Тут навіть не йдеться про посередницькі відносини, коли одна сторона договору несе витрати, але діє в інтересах іншої сторони, а отже, її витрати компенсуються. Тут мова йде про отримання компенсації витрат на добровільних засадах. Отже, як оформити цю компенсацію, повинні встановити самі сторони договору. 

Оскільки ми не маємо на руках договору і не можемо проаналізувати, що саме в ньому написано , спробуємо розглянути кілька варіантів, які умови могли б там бути:

1) витрати на проїзд компенсуються підприємству окремою сумою (скоріш за все, саме цей варіант був у випадку, зазначеному у запитанні). У цьому випадку суми на придбання квитків придбаних підприємством будуть відноситись до складу витрат (напрямок витрат залежить від зв’язку відрядження з госпдіяльністю, єдине що, реалізації послуги з перевезення пасажирів від одержувача компенсації нерезиденту в цьому випадку не буде, а отже, такі витрати не відображатимуться у складі собівартості реалізованих робіт, послуг). 

Суми ПДВ, сплаченого при їх придбанні, є складовою ПК з ПДВ за нормами п. 198.1 ПКУ.

Далі при виставлені рахунку нерезиденту на погашення компенсації витрат придбаних квитків, отримана сума буде відноситься до складу доходу (наприклад відображатись на субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності").

На нашу думку, така операція з відшкодування понесених витрат не є оподаткованою ПДВ. Робимо такий висновок по аналогії із ситуацією, наведеною у  листі ДФСУ від 19.04.2016 р. №8815/6/99-99-19-03-02-15, де зазначалося – оскільки немає факту поставки послуг від одержувача компенсації, то її сума не є об’єктом оподаткування ПДВ.  Але одержувач компенсації повинен звернути увагу на п. 198.5 ПКУ. Якщо придбання квитків було з ПДВ, як наслідок суми податку відносились до ПК з ПДВ а далі відшкодування нерезидентом є не оподаткованою операцією, платник ПДВ нараховує ПЗ з ПДВ та складає не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду ПН.

У випадку відшкодування витрат у валюті виникає питання, як виставити рахунок і визначити суму компенсації? Якщо витрати підприємство понесло у гривнях, а сплата компенсації очікується у іноземній валюті, на наш погляд, рахунок слід скласти у такій іноземній валюті. А ось який курс використовувати для перерахунку понесених витрат в гривні у таку валюту, слід діяти, знову ж таки, за умовами договору (оскільки компенсація сплачується за домовленістю сторін). Наприклад,  такий перерахунок можна домовитися здійснити за курсом НБУ на дату придбання квитків. 

Далі, облік операції в іноземній валюті здійснюється відповідно до П(С)БО 21;

2) витрати на проїзд компенсуються окремо працівнику (цей варіант можна розглядати у тому випадку, коли фізособа придбаває квитки на проїзд за власні кошти без залучення підприємтсва). У цьому випадку приймаюча сторона компенсує витрати не підприємству працівника а фізособі-відрядженому. У такій ситуації оригінали проїзних документів фізособа передає приймаючій стороні.

В українського підприємства така операція в обліку не відображається, адже у випадку відшкодування витрат нерезидентом, підприємство не несе жодних витрат пов’язаних з проїздом і не отримує суми такої компенсації;

3) витрати на проїзд окремою сумою не компенсуються. Якщо таке відрядження пов’язано з виконанням робіт (послуг) для приймаючої сторони, при складанні кошторису витрати на відрядження працівників закладаються до нього. Як наслідок оплачуючи виконання робіт (послуг) замовник компенсує понесені виконавцем витрати в сумі собівартості таких робіт, в тому числі, і на відрядження таких працівників. 

В такому випадку окремого відображення у обліку резидента операції з компенсації проїзду працівників немає, а є звичайна операція з реалізації робіт (послуг) з оплатою в іноземній валюті, у вартості якої міститься і сама сума цієї компенсації.