Коротка відповідь
Ні, до особової справи копію наказу про відпустку без збереження заробітної плати (за власний рахунок) підшивати не потрібно. Оригінал такого наказу формується в окрему справу кадрових наказів, а в особову справу він узагалі не додається.
Обґрунтування
Вичерпний перелік документів особової справи:
1. Склад особової справи чітко регламентовано п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5.
До особової справи включаються лише копії наказів (витяги) про:
- прийняття на роботу;
- переведення на іншу посаду (роботу);
- сумісництво;
- зміну біографічних даних (наприклад, прізвища);
- нагородження / заохочення;
- звільнення з роботи.
2. Наказів (та їх копій) про будь-які відпустки (як оплачувані, так і без збереження заробітної плати) у цьому переліку немає. Вносити їх до особової справи заборонено правилами формування справ.
3. Де зберігається сам наказ:
Оригінал наказу: відповідно до ст. 16-б Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5, накази про надання відпусток без збереження заробітної плати належать до наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років). Вони підшиваються в окрему номенклатурну справу: «Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання».
Відображення відпустки: факт надання неоплачуваної відпустки фіксується у табелі обліку використання робочого часу та в розділі IV особової картки працівника (типова форма №П-2), без підшивання паперових копій розпоряджень до особової справи.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
