Документальне оформлення одноденного відрядження на службовому авто (аудіоверсія)

Скасування посвідчення про відрядження не перешкоджає обліку витрат. Проте, підприємство має право використовувати посвідчення про відрядження, якщо це передбачено його внутрішнім Положенням про відрядження або наказом керівника. Але для податкових органів воно є лише додатковим документом. Для підтвердження одноденного відрядження на службовому авто достатньо надати наказ керівника, документ про використання автомобіля (подорожній лист чи його аналог), документи про виконання завдання у контрагента (ТТН, накладні, акти тощо) та звіт працівника про службову поїздку.

Розглянемо.

Підтвердження витрат

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається за наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи в місці відрядження.

Оскільки транспортні квитки та рахунки за готель при поїздці на службовому авто на 1 день відсутні, факт поїздки, витрати та господарську мету підтверджують такими документами:

1. Розпорядчі документи підприємства

• Наказ керівника про направлення у відрядження: обов’язково вказується дата (1 день), пункт призначення, конкретна мета поїздки (переговори, доставка товару, підписання договорів тощо) та спосіб пересування (на службовому авто із зазначенням марки й номера);
• Наказ про закріплення службового авто за працівником (якщо він виконує функції водія).

2. Документи на службовий автомобіль та витрати на проїзд

Подорожній лист або самостійно розроблений первинний документ (акт роботи автомобіля, маршрутний лист): фіксує маршрут поїздки, показники одометра (спідометра) до виїзду та після повернення, а також фактичну витрату пального. Документ повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік.

Чеки АЗС/платіжні документи: підтверджують придбання пального працівником у дорозі (готівкою або корпоративною/особистою карткою), якщо заправка відбувалася під час рейсу.

3. Документи, що підтверджують перебування у пункті призначення та господарський зв'язок

Будь-які документи, оформлені або підписані у контрагента в день відрядження:

• Товарно-транспортні накладні (ТТН), видаткові накладні або акти приймання-передачі товару/послуг із підписом працівника та зазначенням пункту призначення;
• Акти звірки, протоколи переговорів або підписані договори;
• Запрошення або лист-підтвердження від приймаючої сторони (за наявності);
• Звіт про виконання службового завдання (службова записка у довільній формі): працівник описує досягнуті результати поїздки, а керівник затверджує його.

4. Добові витрати

Навіть за одноденного відрядження працівникові гарантується виплата добових згідно зі ст. 121 КЗпП.

Документального підтвердження безпосередньо суми, витраченої на харчування та власні потреби, податкове законодавство не вимагає.

Неоподатковуваний ліміт добових по Україні становить не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати станом на 1 січня звітного року: 8 647 × 0,1 = 864,70 грн за день (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Якщо виплачена сума перевищує 864,70 грн, сума перевищення підлягає оподаткуванню ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 за п. 164.5 ПКУ) та військовим збором за ставкою 5%.

5. Чи потрібен Звіт про використання коштів (авансовий звіт)?

Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається лише у двох випадках:

• Виник оподатковуваний дохід (наприклад, добові виплачено понад неоподатковуваний ліміт);
• Працівник використовував підзвітну готівку понад суму добових (наприклад, розраховувався за пальне готівкою підприємства).

Якщо працівнику перераховано добові безготівково на картку в межах неоподатковуваної норми, а розрахунки за пальне здійснювалися безготівково корпоративною карткою (або підприємство заправило бак перед поїздкою), авансовий звіт не складається. Працівник лише передає до бухгалтерії підтвердні первинні документи (чеки, накладні, подорожній лист) до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Водночас обов'язок складати звіт для всіх відряджень роботодавець має право закріпити у власному внутрішньому Положенні про відрядження.

Висновки

• Для підтвердження одноденного відрядження на службовому авто необхідні наказ керівника, документи на авто (подорожній лист, чеки на пальне) та документи, що підтверджують перебування у пункті призначення (накладні, акти тощо);
• Добові виплачуються згідно з КЗпП; неоподатковуваний ліміт по Україні становить 864,70 грн за день, а сума перевищення оподатковується ПДФО та військовим збором;
• Авансовий звіт подається лише у разі виникнення оподатковуваного доходу або використання підзвітної готівки, якщо інші вимоги не передбачені внутрішнім положенням підприємства.