Коротка відповідь
Відсутність компенсації за пальне не несе ризиків для компанії. Вартість авіаквитка можна компенсувати без податкових наслідків, але для цього проміжне місто вильоту обов’язково потрібно включити до маршруту в наказі про відрядження із зазначенням комбінованого способу пересування.
Обґрунтування та практичні рекомендації
1. Відсутність витрат на пальне: чи є ризик?
Ризику немає. Відповідно до ст. 121 КЗпП та пп. 170.9.1 ПКУ, роботодавець зобов’язаний відшкодовувати лише фактично понесені та документально підтверджені витрати на проїзд. Якщо працівник їде як пасажир в авто друзів і не несе підтверджених витрат на пальне/квитки на цій ділянці, підприємство такі витрати просто не нараховує й не відшкодовує. Це не є порушенням трудового законодавства і не створює об'єкта оподаткування.
2. Як правильно скласти наказ про відрядження
Щоб у контролюючих органів не виникало питань щодо розриву маршруту або початку авіаперельоту з іншої країни, увесь комбінований маршрут слід детально прописати безпосередньо в наказі про відрядження.
Приклад формулювання у наказі:
«1. Відрядити [Посада, ПІБ] до м. [Місто призначення, Країна] строком на [кількість] днів з [дата] по [дата] з метою [мета згідно із запрошенням]. 2. Затвердити маршрут прямування: — м. Київ — м. [Європейське місто транзиту] — автомобільним транспортом (як пасажир, без відшкодування витрат на пально-мастильні матеріали та оренду авто); — м. [Європейське місто транзиту] — м. [Місто призначення] — авіаційним транспортом; — [зворотний маршрут аналогічно]. 3. Бухгалтерії здійснити відшкодування фактичних витрат на авіапереліт, проживання та виплатити добові відповідно до наданих підтвердних документів та норм законодавства».
3. Компенсація вартості авіаквитка з транзитного міста
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, сума відшкодованих працівникові витрат на проїзд до місця відрядження і назад не включається до його оподатковуваного доходу (звільняється від ПДФО та військового збору), якщо ці витрати:
- Пов'язані з основною/господарською діяльністю підприємства (підтверджується запрошенням приймаючої сторони, наказом і звітом про поїздку);
- Передбачені затвердженим маршрутом у наказі керівника;
- Підтверджені первинними документами.
Для безпечної компенсації авіаквитка працівник повинен надати:
- Електронний авіаквиток (маршрут-квитанцію), де зазначено прізвище працівника, маршрут, дату й вартість;
- Посадковий талон (роздрукований або електронний);
- Розрахунковий документ/виписку з банківського рахунку працівника, що підтверджує факт оплати квитка його карткою (пп. 170.9.2 ПКУ).
4. Податкові ризики у разі розбіжностей у маршруті
Якщо місто вильоту не буде вказане в наказі, податківці під час перевірки можуть визнати переліт таким, що не пов'язаний із затвердженим службовим завданням. У такому разі вартість квитка визнають додатковим благом працівника (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ), що призведе до нарахування:
- ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ;
- Військового збору 5% (без застосування натурального коефіцієнта).
Включення повної траєкторії руху (разом із проміжним містом) до наказу про відрядження повністю нівелює ці податкові ризики.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
