Перенесення відпустки та коригування виплат (аудіоверсія)

Документальне оформлення та перенесення відпустки

Згідно зі ст. 11 Закону про відпустки та ст. 80 КЗпП, щорічна відпустка може бути перенесена на інший період за ініціативою працівника або за згодою сторін у разі настання непередбачених обставин. 

Працівник подає заяву про перенесення відпустки на конкретні дати наступного місяця.

Роботодавець видає наказ про перенесення відпустки та скасування (або внесення змін до) попереднього наказу, а також зобов'язує бухгалтерію здійснити відповідний перерахунок.

У табелі обліку робочого часу замість позначки відпустки («В») проставляються робочі дні («Р»).

Чому потрібен перерахунок середньої зарплати

Відповідно до Порядку №100, обчислення середньої зарплати для оплати часу відпусток здійснюється виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Оскільки місяць фактичного початку відпустки змінився (перенесено на наступний місяць), змінюється розрахунковий період. До нового розрахункового періоду тепер увійде повністю відпрацьований працівником попередній місяць та нарахована за нього заробітна плата. Тому залишити стару суму відпускних неможливо: необхідно провести новий розрахунок середньоденної заробітної плати за новими 12 місяцями.

Взаємозалік виплат без повернення грошей 

Працівнику не обов'язково фізично вносити раніше отримані кошти до каси чи на рахунок:

• У бухобліку сторнуються помилково нараховані відпускні (методом «червоне сторно»: Дт 23, 91, 92, 93, 471 — Кт 661).
• Нараховується заробітна плата за відпрацьований місяць (Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 661).

У результаті сторнування за кредитом субрахунку 661 виникає дебіторська заборгованість працівника (переплата), яка зараховується в рахунок виплати заробітної плати за відпрацьований місяць або в рахунок новонарахованих відпускних за наступний місяць. Працівнику фактично доплачується лише різниця (якщо нарахована зарплата/нові відпускні перевищують виплачену раніше суму).

Таким чином, відправити працівника у відпустку в наступному місяці можна, і фактично повертати гроші працівнику не обов'язково (переплата зараховується в рахунок оплати праці/нових відпускних). Проте «автоматично» залишити стару суму відпускних без перерахунку не можна: оскільки місяць початку відпустки змінився, роботодавець зобов'язаний розрахувати нову середню заробітну плату, відсторнувати раніше нараховані відпускні та нарахувати зарплату за відпрацьований місяць.  

Відображення у Додатку 4ДФ 

Відповідно до пп. 14.1.48 ПКУ відпускні для цілей оподаткування прирівнюються до заробітної плати та відображаються у Додатку 4ДФ за єдиною ознакою доходу «101». Ставки податків становлять: ПДФО — 18%, військовий збір — 5%.

Порядок відображення залежить від того, чи була вже подана звітність: 

Якщо звітність за місяць виплати ще не подана (поточний місяць)

У місяці, коли працівник відпрацював, відпускні сторнуються, а зарплата нараховується.

У Додатку 4ДФ за цей місяць відображається підсумковий результат розрахунків одним рядком з ознакою «101»: фактично нарахована та виплачена заробітна плата за мінусом сторнованих відпускних. Якщо виплату зарплати за цей місяць було частково чи повністю перекрито раніше виплаченими відпускними, суми нарахованого та виплаченого доходу (графи 3а і 3) та відповідних податків (графи 4а, 4 та 5а, 5) узгоджуються за загальними правилами.

Якщо відпускні включені були у звіті за попередній місяць як виплачені/нараховані

Оскільки відпускні та заробітна плата мають однаковий код доходу («101») і оподатковуються за однаковими ставками (ПДФО 18%, ВЗ 5%), подавати уточнюючий розрахунок за попередній період не потрібно.

Коригування проводиться у періоді здійснення перерахунку. У Додатку 4ДФ за звітний місяць, у якому проведено перерахунок, сума заробітної плати відображається з урахуванням сторнування зайвих відпускних та зарахування коштів (загальною сумою доходу за ознакою «101»).

У наступному місяці, коли працівник іде у фактичну відпустку, новонараховані відпускні включаються до загального фонду оплати праці цього місяця за ознакою «101».

Висновки

• У разі перенесення відпустки необхідно видати наказ та перерахувати середню зарплату через зміну розрахункового періоду;
• Фізично повертати кошти не потрібно: переплата зараховується в рахунок заробітної плати за відпрацьований місяць або майбутніх відпускних;
• Оскільки зарплата та відпускні мають однакову ознаку доходу «101», коригування проводиться у звіті за поточний місяць без подання уточнюючого за попередній період.