Перерахунок відпускних з 2022 року у 2026 році: алгоритм дій та ризики помилок нарахування (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Так, провести перерахунок відпускних обов’язково. Помилки у розрахунку середньої заробітної плати (як у бік зменшення, так і в бік збільшення) є порушенням трудового й податкового законодавства і підлягають обов’язковому виправленню незалежно від того, скільки часу минуло.

Покрокове обґрунтування та порядок дій

Порядок дій роботодавця залежить від того, у який саме бік було допущено помилку під час застосування Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 №100.

1. Якщо відпускні було недораховано (недоплата працівнику)

Відсутність строків давності

Для вимог про виплату належної працівникові заробітної плати та відпускних строк позовної давності не застосовується (ч. 2 ст. 233 КЗпП).

Дії роботодавця

1. Видати наказ про проведення перерахунку відпускних за відповідні періоди (починаючи з 2022 року);
2. Донарахувати належну суму відпускних і виплатити її працівнику;
3. Нарахувати та сплатити податки і збори з донарахованої суми: ПДФО (18%), військовий збір (5%) та ЄСВ (22%);
4. Відобразити донараховані суми у Податковому розрахунку (Додатки Д1 та 4ДФ) у звітному періоді, у якому фактично проведено коригування в бухгалтерському обліку.

2. Якщо відпускні було завищено (переплата працівнику)

Обмеження на примусове утримання

Роботодавець має право видати наказ про утримання із заробітної плати надміру виплачених коштів унаслідок лічильної помилки лише протягом одного місяця з дня виплати (ч. 2 ст. 127 КЗпП).

Неможливість примусового стягнення

Оскільки з 2022 року місячний строк давно минув, одностороннє примусове утримання із зарплати є незаконним. Крім того, заробітна плата та відпускні, виплачені роботодавцем добровільно за відсутності рахункової помилки з його боку або недобросовісності працівника, не підлягають поверненню через суд (ст. 1215 ЦКУ).

Варіанти врегулювання переплати

Добровільне повернення

Працівник може подати письмову заяву про утримання суми переплати з його майбутньої зарплати або добровільно внести кошти до каси чи на поточний рахунок підприємства.

Прощення боргу (списання)

Роботодавець може прийняти рі-шення не стягувати суму переплати з працівника, оформивши це наказом керівника. У такому разі виплачена сума залишається оподаткованим доходом працівника, а сплачені у 2022–2026 роках податки та ЄСВ не перераховуються і не повертаються з бюджету.

Ризики та відповідальність

Невиправлення виявленої помилки щодо нарахування та виплати відпускних тягне за собою ризики під час перевірок Держпраці:

Невиплата або неповна виплата відпускних кваліфікується як порушення інших вимог трудового законодавства з відповідними фінансовими санкціями для підприємства (ст. 265 КЗпП) та адміністративним штрафом на посадових осіб (ст. 41 КУпАП).