Відповідно до ст. 121 КЗпПУ працівникам, яких направляють у службове відрядження, гарантуються виплата добових та відшкодування витрат, пов'язаних із таким відрядженням.
Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ суми, відшкодовані працівнику у зв'язку з відрядженням у встановленому порядку, не включаються до його оподатковуваного доходу.
При цьому слід розмежовувати документи, які підтверджують виконання службового завдання, та документи, що підтверджують понесені витрати на проїзд.
Документи, що підтверджують виконання службового завдання:
- наказ про відрядження;
- звіт працівника про виконання службового завдання;
- документи про реєстрацію на виставку (електронний квиток, підтвердження реєстрації, QR-квиток тощо);
- бейдж або перепустка учасника;
- програма заходу;
- фотографії з місця проведення виставки;
- візитні картки потенційних клієнтів;
- записи про проведені переговори в CRM-системі;
- інші документи, що підтверджують участь у заході та виконання службового завдання.
Сукупність таких документів підтверджує, що працівник перебував у відрядженні та виконував службове завдання, визначене роботодавцем.
Документи, що підтверджують витрати на проїзд
Водночас наведені документи не підтверджують понесені транспортні витрати.
Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ до неоподатковуваних витрат на відрядження належать витрати на проїзд лише за наявності документів, що підтверджують їх вартість.
Крім того, згідно зі ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Отже, для відшкодування вартості проїзду працівник повинен надати документ, який підтверджує здійснення таких витрат (квиток, транспортний або розрахунковий документ).
Якщо перевізник не видає квитків чи інших документів, що підтверджують оплату проїзду, документально підтвердити понесені транспортні витрати неможливо. У такій ситуації відшкодування їх вартості пов'язане з податковими ризиками. Зокрема, контролюючий орган може поставити під сумнів правомірність неоподатковуваного відшкодування таких сум та розцінити їх як додаткове благо працівника
Висновки:
- Реєстрація на виставку, бейдж учасника, фотографії, візитні картки, записи в CRM-системі та інші документи можуть підтвердити виконання працівником службового завдання та факт перебування у відрядженні.
- Для відшкодування витрат на проїзд працівник повинен надати документ, що підтверджує їх оплату (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Документи про участь у виставці не замінюють транспортних документів.
- За відсутності документів, що підтверджують витрати на проїзд, їх відшкодування пов'язане з податковими ризиками. Зокрема, під час перевірки контролюючий орган може поставити під сумнів правомірність неоподатковуваного відшкодування таких сум та вимагати їх оподаткування як додаткового блага працівника
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
