Право підпису документів ТОВ під час відпустки директора у 2026 році: довіреність чи наказ (аудіоверсія)

Пряма відповідь:

Під час відпустки директора підписувати розпорядчі (кадрові, адміністративні) та первинні документи має право тимчасовий виконувач обов'язків (в.о.), призначений наказом або рішенням загальних зборів. Зовнішній сумісник за довіреністю може підписувати первинні документи та договори з контрагентами, але не має права підписувати внутрішні кадрові та розпорядчі накази підприємства, якщо його не призначено в.о. директора за трудовим законодавством.

Обґрунтування та покроковий порядок дій

1. Ризики підписання документів директором під час відпустки

Згідно зі ст. 74 Кодексу законів про працю України (КЗпП), відпустка — це час відпочинку. Виконання директором трудових обов’язків у цей період (зокрема, підписання документів) податкові органи та Держпраці часто розцінюють як порушення трудового законодавства. Це може призвести до штрафів за ст. 265 КЗпП та спроб визнати первинні документи недійсними. Тому на час відпустки повноваження директора слід обов'язково делегувати.

2. Повноваження зовнішнього сумісника з довіреністю

• Цивільно-правові відносини (первинні документи, контракти): Відповідно до ст. 244 Цивільного кодексу України (ЦКУ), представництво за довіреністю застосовується для взаємодії з третіми особами. Зовнішній сумісник, маючи належним чином оформлену нотаріальну довіреність, має право підписувати договори, акти наданих послуг/виконаних робіт, видаткові накладні, рахунки тощо.
• Внутрішні розпорядчі відносини (накази, кадрові рішення): Усі обов’язки керівника (особливо трудові — прийняття, звільнення працівників, надання відпусток, підписання кадрових наказів) не можуть бути передані за довіреністю. Щоб сумісник міг підписувати внутрішні накази підприємства, його потрібно призначити тимчасовим виконувачем обов’язків директора (в.о.) за трудовою процедурою.

3. Процедура призначення в.о. директора

Для того щоб інший працівник (у тому числі сумісник) міг законно виконувати весь спектр обов'язків директора (включаючи касові, розпорядчі та кадрові документи):

• Статутні вимоги: Перевірте статут ТОВ. Якщо статут дає директору право самостійно делегувати повноваження, директор перед відпусткою видає наказ про тимчасове покладання обов'язків на іншого працівника. Якщо статут такого права не надає — рішення про тимчасове призначення в.о. мають ухвалити загальні збори учасників (оформивши протоколом).
• Оплата праці: Працівнику, який тимчасово виконує обов'язки керівника без звільнення від своєї основної роботи, обов'язково провадиться доплата відповідно до ст. 105 КЗпП. Непроведення такої доплати є порушенням трудового законодавства.
• КЕП та банк: Тимчасовий керівник повинен використовувати власний кваліфікований електронний підпис (КЕП), оформлений на нього як на в.о. директора. Передавати КЕП директора іншим особам суворо заборонено. Також про наділення правом підпису фінансових документів необхідно повідомити обслуговуючий банк та податкову (подавши Повідомлення про КЕП за формою J1391104).

Що має бути прописано у наказі на відпустку директора

Наказ про відпустку керівника має складатися з двох основних частин: безпосередньо про надання відпустки та про делегування повноважень (якщо статут дозволяє директору робити це одноособово).

Ключові пункти, які необхідно зазначити у наказі:

1. Період відпустки: Чіткі дати початку та закінчення відпустки директора.
2. Підстава: Посилання на графік відпусток або заяву директора (якщо засновник один).
3. Тимчасове покладання обов'язків: Зазначення посади та ПІБ працівника, на якого покладається виконання обов'язків директора на період відпустки (наприклад: «покласти тимчасове виконання обов'язків директора на період моєї відпустки з 17.06.2026 по 30.06.2026 на [Посада, ПІБ]»).
4. Обсяг повноважень: Чіткий перелік прав, що передаються (право підпису фінансових, первинних, розпорядчих, кадрових документів, представництва в держорганах).
5. Доплата за виконання обов'язків: Встановлення розміру доплати за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника згідно зі ст. 105 КЗпП (наприклад, у вигляді фіксованої суми або різниці в окладах), якщо це не входить до безпосередніх посадових обов'язків працівника відповідно до його посадової інструкції.