Зберігання трудових книжок у 2026 році: алгоритм дій за КЗпП та нормами ДПС (аудіоверсія)

Коротка відповідь:

Так, ви можете та зобов'язані видати паперові трудові книжки працівникам на руки під підпис, якщо процедуру їх оцифрування (внесення відомостей до Реєстру застрахованих осіб) завершено. Оскільки п'ятирічний перехідний період закінчився 10 червня 2026 року, після перенесення даних до реєстру паперова книжка видається працівнику на постійне зберігання, а компанія більше не зобов'язана її зберігати.

Обґрунтування:

• Закінчення перехідного періоду (електронний облік): 10 червня 2026 року завершився п'ятирічний перехідний період, встановлений Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» №1217-IX від 05.02.2021, розділ II. Відповідно до пункту 2 цього розділу, після включення Пенсійним фондом України (ПФУ) відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб, наявні у роботодавців паперові трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис на постійне зберігання.
• Якщо відомості про стаж ще не оцифровані:
• Зберігання до оцифрування або звільнення: Якщо трудову книжку працівника (працевлаштованого до 10.06.2021) ще не відскановано та не передано до ПФУ, роботодавець має зберігати її в себе до моменту звільнення працівника або до завершення процедури оцифрування. ПФУ зазначає, що процес оцифрування триватиме й після 10 червня 2026 року, і запізнення не призведе до втрати страхового стажу.
• Видача за заявою: Згідно з роз'ясненнями Держпраці, роботодавець не має законних підстав відмовити працюючому працівнику у видачі трудової книжки на його вимогу (за письмовою заявою), навіть якщо дані ще не внесено до Реєстру ПФУ. У такому разі вся відповідальність за збереження документа переходить на працівника.
• Працівники-новички (прийняті після 10.06.2021): Паперові книжки таких працівників у компанії взагалі зберігатися не повинні. Відповідно до Кодексу законів про працю України, стаття 48, облік трудової діяльності здійснюється в електронній формі, а паперову книжку роботодавець заповнює лише на вимогу працівника та одразу повертає її власнику.
• Особливі правила в зоні бойових дій: Якщо ваше підприємство розташоване в районі активних бойових дій, роботодавець має право самостійно визначати порядок ведення та зберігання документів. Згідно з [Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136-IX від 15.03.2022, стаття 7], роботодавець може прийняти рішення про видачу трудових книжок на руки працівникам без звільнення, щоб убезпечити документи від знищення.

Як оформити видачу трудової книжки працівнику (без звільнення):

• Крок 1. Працівник подає письмову заяву з проханням видати йому трудову книжку (наприклад, у зв'язку із завершенням процедури оцифрування відомостей у ПФУ).
• Крок 2. Роботодавець видає наказ (розпорядження) керівника про видачу трудової книжки на зберігання працівнику.
• Крок 3. Відповідальна особа видає трудову книжку працівнику особисто під підпис у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма №П-10).
• У графі 12 зазначається підстава видачі (наприклад: «11.06.2026, п. 2 розд. II Закону №1217-IX»).
• У графі 13 працівник ставить свій особистий підпис про отримання.
• У самій паперовій трудовій книжці жодних записів про її видачу робити не потрібно.