Коротка відповідь
Для ТОВ (роботодавця) алгоритм завантаження скан-копій трудових книжок до Пенсійного фонду України (ПФУ) складається з підготовчого, технічного та виконавчого етапів. Граничний термін завершення оцифрування — 10 червня 2026 року.
1. Підготовчий етап: Аудит трудової книжки
Перед скануванням необхідно перевірити правильність заповнення паперового документа, щоб уникнути відмови ПФУ в оцифруванні:
Титульна сторінка
ПІБ мають бути вказані повністю, наявний підпис власника, підпис відповідальної особи та печатка підприємства (якщо вона використовувалася на момент заповнення).
Записи про роботу
Перевірте наявність дат, номерів наказів, правильність назви посад згідно з Класифікатором професій та наявність печаток на записах про звільнення.
Виправлення
Якщо виявлено помилки, вони мають бути виправлені попереднім роботодавцем або поточним (якщо помилка допущена вами) згідно з Інструкцією №58.
2. Технічні вимоги до скан-копій
Згідно з пп. 5 Порядком ПФУ №11-1, документи мають відповідати таким критеріям:
- Формат: JPG, JPEG або PDF;
- Розмір: кожен файл не повинен перевищувати 1 Мб;
- Якість: кольорові, чіткі, роздільна здатність 300 dpi;
- Повнота: скануються всі заповнені сторінки у хронологічному порядку, включаючи титульну сторінку.
3. Алгоритм дій на вебпорталі ПФУ
Роботодавець (страхувальник) виконує завантаження через вебпортал електронних послуг ПФУ:
Авторизація
Увійдіть до кабінету страхувальника за допомогою Кваліфікованого електронного підпису (КЕП) керівника або уповноваженої особи.
Вибір сервісу
У лівому боковому меню в розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини робітника».
Ідентифікація працівника
Введіть РНОКПП та ПІБ працівника, на-тисніть «Пошук».
Заповнення форми
Перевірте дані, що підтягнулися автоматично, та надайте згоду на обробку персональних даних (якщо це передбачено інтерфейсом для роботодавця).
Завантаження файлів
Натисніть «Додати файл», оберіть тип документа (Трудова книжка) та прикріпіть підготовлені скан-копії. Також можна додати документи про освіту, військовий квиток або свідоцтво про народження дитини (для жінок), якщо вони впливають на стаж. Варто зауважити, що якщо у працівниці змінювалось прізвище, можливо ще потрібно буде відсканувати та завантажити свідоцтво про шлюб.
Підписання та відправка
Натисніть «Підписати та відправити до ПФУ».
4. Контроль результатів
Після відправлення необхідно відстежувати статус звернення в розділі «Відомості про трудові відносини» (пошук за РНОКПП працівника):
- «Виконано» — дані успішно внесені до Реєстру застрахованих осіб;
- «Скасовано виконання» — звернення відхилено. Причину можна переглянути у вкладці «Повідомлення». У такому разі потрібно виправити помилки та подати документи повторно.
Важливо!
Після успішного оцифрування та завершення перехідного періоду (після 10.06.2026) паперові трудові книжки, які зберігалися у роботодавця, мають бути видані працівникам на руки під підпис згідно з розд. II Закону №1217-IX. До цієї дати рекомендується зберігати оцифровані книжки на підприємстві, якщо трудові відносини тривають.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
