Харчування у відрядженні: зменшувати добові чи ні?

Витрати на харчування в готельному рахунку

Передусім слід зазначити, що Інструкція №59 є обов’язковою для підприємств, установ і організацій, що фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Саме її норми визначають порядок відшкодування витрат на харчування у відрядженнях. Такий підхід узгоджується також із Постанова КМУ №98, якою встановлено розміри добових для бюджетної сфери.

Так, відповідно до пп. 15 розд. І Інструкції №59 добові витрати є окремим видом витрат, що не потребують документального підтвердження і покривають харчування та інші особисті потреби працівника. Розміри добових для бюджетників визначено Постанова КМУ №98. 

При цьому п. 5 розд. ІІ та п. 16 розд. ІІІ Інструкції №59 встановлюють, що якщо вартість харчування включена до рахунку на проживання або до проїзного документа, такі витрати оплачуються за рахунок добових. 

Для підприємств, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів Інструкція №59 має рекомендаційний характер. Тому такі підприємства можуть застосовувати загальні правила Податковий кодекс України, але обраний підхід (зокрема щодо впливу харчування на добові) доцільно закріпити у власному Положенні про відрядження.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом працівника сума відшкодованих йому витрат на відрядження у межах фактичних витрат, зокрема витрат на проживання у готелях, а також включених до таких рахунків витрат на харчування та побутові послуги. 

Цією ж нормою передбачено, що до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати) у межах установлених лімітів, а саме:

• по Україні — не більше 0,1 мінімальної заробітної плати; 
• за кордон — не більше 80 євро за кожен день відрядження за курсом НБУ. 

Таким чином, ПКУ розмежовує витрати на відрядження на дві категорії:

• витрати, що відшкодовуються за документами (проїзд, проживання, у тому числі харчування в рахунку готелю); 
• добові витрати (харчування та інші особисті потреби без документального підтвердження). 

Із цього випливає, що наявність сніданків у готелі не змінює правову природу добових. Норми ПКУ не містять вимоги зменшувати добові у разі включення харчування до рахунку за проживання для підприємств, що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів.

Отже, сніданок у готелі є частиною витрат на проживання і може бути відшкодований окремо без оподаткування ПДФО та військовим збором.

Водночас витрати на харчування, які не включені до рахунків на проживання або проїзних документів, за загальним правилом покриваються саме добовими. Якщо ж такі витрати відшкодовуються окремо понад добові, вони розглядаються як додаткове благо та підлягають оподаткуванню ПДФО і військовим збором відповідно до загальних норм оподаткування доходів фізичних осіб. 

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд відшкодовуються окремо і не покриваються добовими (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). При цьому, витрати на харчування, вартість якого включена до проїзного документу, відносяться до складу добових витрат.

ЗІР 103.16: «Чи включається до витрат на відрядження особи вартість харчування, включена до проїзних документів (їжа, чай, що входять до вартості проїзного квитка)?».

Висновки

1. Інструкція №59 є обов’язковою лише для бюджетних установ і передбачає, що харчування покривається за рахунок добових або зменшує їх розмір.

Для приватного сектору її застосування не є обов’язковим, тому підприємства можуть керуватися нормами Податковий кодекс України, закріпивши підхід у Положенні про відрядження.

Згідно з ПКУ:

• проживання разом із включеним харчуванням відшкодовується окремо без оподаткування; 
• добові покривають харчування та особисті витрати в межах лімітів; 
• окреме харчування (не в рахунках) покривається добовими; 
• компенсація понад добові — оподатковується. 

Отже, для ТОВ сніданки в готелі не впливають на добові і відшкодовуються як частина проживання без податків.

2. Витрати на проїзд відшкодовуються окремо і не включаються до складу добових відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. За позицією ДПС харчування у проїзних документах також компенсується в межах добових.