Згідно зі ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями, зокрема витрат на найм житлового приміщення. Хоча Держпраці наполягає на обов’язковості видачі авансу, його відсутність не позбавляє працівника права на компенсацію фактично понесених витрат за рахунок власних коштів.
Норми ПКУ (пп. 170.9.2 ПКУ) прямо передбачають можливість використання працівником особистого платіжного інструменту для розрахунків під час відрядження. У такому разі понесені витрати підтверджуються документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, який містить інформацію про здійснені платіжні операції.
Для того щоб сума відшкодування не вважалася оподатковуваним доходом працівника, він має надати:
- рахунок (інвойс) від готелю, у якому зазначено ПІБ працівника, період проживання та вартість послуг (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ);
- документ, що підтверджує оплату: виписку з особистого карткового рахунку працівника, яка підтверджує перерахування коштів на рахунок ФОП;
- наказ про відрядження, що підтверджує зв’язок поїздки з господарською діяльністю.
Якщо підтвердні документи надані, сума компенсації не включається до загального місячного оподатковуваного доходу працівника (пп. 165.1.11 ПКУ). В іншому випадку така сума вважатиметься додатковим благом (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) і підлягатиме оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512) та військовим збором за ставкою 5%.
Рекомендація
Для уникнення спорів із податковими органами працівнику доцільно подати Звіт про використання коштів (авансовий звіт), до якого додати оригінал рахунку готелю та банківську виписку. На підставі наказу про відрядження та затвердженого звіту підприємство відшкодовує витрати працівнику:
- Дт 91, 92, 93 — Кт 372 – відображення понесених працівником витрат на відрядження;
- Дт 372 – Кт 301, 311 – відшкодування витрат працівникоів.
Висновок
Підприємство не лише може, а й зобов’язане відшкодувати працівнику витрати на проживання у відрядженні, навіть якщо аванс не видавався, а оплата здійснювалася з особистої картки працівника. За наявності належного документального підтвердження таке відшкодування не підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
