Матеріальна допомога працівниці під час відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

Коротка відповідь

Так, ви можете виплачувати матеріальну допомогу працівниці під час її відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Законодавство не забороняє роботодавцю надавати фінансову підтримку працівникам, які перебувають у соціальних відпустках.

Обґрунтування

1. Матеріальна допомога vs Допомога по вагітності та пологах

Допомога по вагітності та пологах є страховою виплатою, яка компенсує втрату заробітної плати за період відпустки (ст. 18 Закону №1105). Оскільки матеріальна допомога не є оплатою за відпрацьований час, її виплата не вважається порушенням і не призводить до скасування чи зменшення декретних виплат від ПФУ.

2. Варіанти оформлення та оподаткування

Ви можете обрати один із двох варіантів залежно від того, як це прописано у ваших внутрішніх документах:

Варіант А: Систематична матеріальна допомога (щомісячна)

• Суть: Якщо така допомога передбачена колективним договором або положенням про оплату праці для всіх працівників (або певних категорій), вона належить до фонду оплати праці як «інші заохочувальні та компенсаційні виплати»;
• Оподаткування: Оподатковується як звичайна зарплата: ПДФО (18%), військовий збір (5% згідно з новими правилами від 01.12.2024) та ЄСВ (22%);
• Оформлення: На підставі положень колективного договору видається наказ про щомісячну виплату.

Варіант Б: Нецільова благодійна допомога (найвигідніший варіант)

• Суть: Це разова допомога, що надається за заявою працівниці у зв’язку з сімейними обставинами (пп. 170.7.3 ПКУ);
• Оподаткування: Не оподатковується ПДФО та військовим збором, якщо її сукупний розмір за рік не перевищує граничний розмір доходу (у 2026 році – 4660 грн). ЄСВ на таку допомогу не нараховується;
• Оформлення: Працівниця пише заяву, а роботодавець видає наказ. Хоча ви хочете платити «щомісяця», з точки зору податків вигідніше виплатити одну велику суму в межах ліміту або розбити її на кілька виплат, зазначивши в наказі «у зв’язку з тяжким матеріальним становищем» або «сімейними обставинами».

Як оформити (кроки)

1. Заява від працівниці:

• «Прошу надати мені нецільову благодійну допомогу у зв’язку з сімейними обставинами» (для варіанту Б).

2. Наказ керівника:

• У наказі зазначається підстава (заява або пункт колективного договору), ПІБ працівниці, сума допомоги та термін виплати.
• Приклад формулювання: «Надати [ПІБ] матеріальну допомогу у розмірі [сума] грн у зв’язку з [причина]».

3. Відображення у звітності:

Допомога відображається у Додатку 4ДФ Об’єднаного звіту єдиної звітності:

• Для нецільової благодійної допомоги (варіант Б) використовується ознака доходу «169» (якщо в межах ліміту) або «127» (якщо понад ліміт).
• Якщо допомога систематична (оподатковувана), вона відображається за ознакою «101» як частина зарплати.

Важливо!

Не називайте ці виплати «заробітною платою», оскільки під час відпустки по вагітності та пологах працівниця не виконує трудових обов'язків. Одночасна виплата зарплати та допомоги від ПФУ за один і той самий період заборонена (Консультація ДК №21776). Матеріальна допомога — це безпечний спосіб підтримати працівницю.