Ведення табеля лише в електронній формі є законним на підставі Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Для цього необхідно впровадити систему електронного документообігу (СЕД), використовувати кваліфіковані електронні підписи (КЕП) та закріпити цей порядок у внутрішніх актах підприємства.
Юридична сила електронного документа
Згідно зі ст. 8 Закону про електронний документообіг, юридична сила електронного документа не може бути заперечена лише через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися на підставі того, що він не має паперової форми.
Електронна форма первинних документів
Табель є первинним документом, що слугує підставою для нарахування заробітної плати.
Стаття 9 Закону про бухоблік прямо дозволяє складати первинні документи в електронній формі за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Рекомендаційний характер типової форми №П-5
Типова форма табеля №П-5, затверджена Наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489, має рекомендаційний характер. Це означає, що підприємство може адаптувати її під власні потреби або використовувати власну форму, зокрема в електронному форматі, за умови збереження обов'язкових показників (явок/неявок, відпрацьованих годин).
Обов'язок роботодавця щодо обліку
Відповідно до ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці, роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи. Закон не встановлює обмежень щодо способу ведення такого обліку (паперовий чи електронний), головна вимога — його достовірність.
Обов'язкові умови для ведення табеля в електронному вигляді
Для того, щоб електронний табель мав юридичну силу (зокрема під час перевірок Держпраці), мають бути виконані такі умови:
Використання КЕП
Електронний документ вважається створеним і підписаним лише за наявності накладених КЕП усіх відповідальних осіб (табельника/керівника підрозділу, кадровика, керівника підприємства) (ст. 6 Закону про електронний документообіг).
Внутрішнє регулювання
Порядок електронного табелювання має бути чітко прописаний у локальному нормативному акті (наприклад, у Положенні про табельний облік або Положенні про електронний документообіг). В якому слід визначити:
- перелік осіб, відповідальних за заповнення та підписання;
- строки передачі електронного документа до бухгалтерії;
- формат файлів та спосіб їх зберігання.
Забезпечення зберігання
Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність. Строк зберігання табелів становить 1 рік (для осіб, потерпілих від Чорнобильської катастрофи — 75 років), згідно зі ст. 408 Переліку №578/5.
Доступ для перевірок
У разі перевірки контролюючими органами (Держпраці, ДПС), роботодавець зобов'язаний надати доступ до електронних документів або надати їх засвідчені копії (паперові витяги або електронні копії з підтвердженням КЕП), відповідно до ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік.
Коли паперовий табель може бути обов'язковим?
Паперова форма залишається обов'язковою лише у випадку, якщо:
- на підприємстві не впроваджено систему КЕП для всіх осіб, які мають підписувати табель. Без електронного підпису файл не є документом;
- внутрішніми правилами підприємства (колективним договором або ПВТР) прямо встановлено виключно паперову форму документообігу.
Для великого підприємства
Для декількох тисяч працівників електронний табель є найбільш раціональним рішенням. Головне — забезпечити накладання КЕП відповідальними особами та зафіксувати цей процес у внутрішньому Положенні.
Висновки
- Підприємство може вести табель виключно в електронному вигляді, що є особливо актуальним для великого штату;
- Головна умова легітимності — використання КЕП. Табель без електронного підпису відповідальних осіб не має статусу документа;
- Необхідно розробити та затвердити внутрішній локальний акт (Наказ/Положення), який легалізує такий порядок обліку та визначає відповідальних осіб;
- На вимогу контролюючих органів підприємство повинно мати технічну можливість надати електронні оригінали або засвідчені паперові копії табелів.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
