Помилка в назві посади: як узгодити штатний розпис, трудову та звітність?

Класифікатор професій — це нормативно-правовий документ, який легалізує професійні назви робіт. Він має застосовуватися всіма суб’єктами господарювання під час внесення записів про роботу до трудових книжок працівників. Така вимога міститься як у Класифікаторі професій, так і в Інструкції №58.

Отже, коли роботодавець складає штатний розпис (а ми рекомендуємо і надалі його мати), він повинен розуміти, що саме на посади з назвами, зазначеними в цьому документі, надалі прийматимуть працівників. Саме ця назва посади зазначатиметься в наказі про прийняття на роботу та в трудовій книжці.

У разі зміни такої назви виникає потреба у здійсненні додаткових дій для приведення у відповідність назв посад у штатному розписі до Класифікатора професій, а також у внесенні змін до трудової книжки працівника. Якщо ж зміна назви зумовлена помилкою в назві посади, зазначеній у штатному розписі, таку помилку доведеться виправляти шляхом видання наказу про внесення змін до штатного розпису, наказу про прийняття на роботу та шляхом внесення відповідного запису до трудової книжки.

Посади у дужках

Так, у Класифікаторі професій є назви посад, у яких окремі слова зазначені в дужках. Що це означає і для чого це зроблено?

У Класифікаторі професій у дужках визначається:

1) Споріднена професійна назва роботи, яка також може застосовуватися в межах відповідної класифікаційної групи. При цьому таку назву, зазначену в дужках, можна не використовувати, а можна «відкрити дужки» та обрати одне зі слів, яке найбільш точно характеризує роботу працівника.

Наприклад: «Ювелір (ювелір-модельєр)» з кодом 7313; «Молодша медична сестра (молодший медичний брат) (санітарка, санітарка-прибиральниця, санітарка-буфетниця, санітар, санітар-прибиральник, санітар-буфетник та ін.)» з кодом 5132.

2) Узагальнені професійні назви робіт.

Наприклад: «Директор (начальник, інший керівник) підприємства» з кодом 1210.1; «Керівник аматорського дитячого колективу (гуртка, студії та ін.)» з кодом 3476.

3) Вид економічної діяльності або напрям використання професійної назви роботи.

Наприклад: «Завідувач відділу (місцеві органи виконавчої влади, місцевого самоврядування)» з кодом 1229.3; «Радник (органи державної влади, місцевого самоврядування)» з кодом 2419.3; «Секретар місцевої ради (сільської, селищної, міської та ін.)» з кодом 1143.5; «Розмелювач (спеціальні хімічні виробництва)» з кодом 8151.

4) Загальноприйнятий іншомовний синонім професійної назви роботи, який використовується у професійно-класифікаційних стандартах інших країн і може застосовуватися як самостійна або альтернативна професійна назва роботи.

Наприклад: «Менеджер (управитель) із збуту» з кодом 1475.4; «Фахівець з питань зайнятості (хедхантер)» з кодом 2412.2.

Як виправити помилку?

Пропонуємо покрокову процедуру виправлення помилок.

Якщо помилки в назвах професій або посад були допущені ще на етапі їх формування в попередніх періодах, це не є критичним — такі неточності можна усунути, дотримуючись визначеного алгоритму.

Крок 1. Оформити наказ про приведення найменувань посад працівників у відповідність до вимог, установлених Класифікатором професій;

Крок 2. Підготувати наказ про внесення змін до наказу про прийняття на роботу або переведення, у якому було помилково зазначено назву посади чи професії працівника;

Крок 3. На підставі наказу про внесення змін до наказу про прийняття (переведення) внести відповідний запис до трудової книжки та особової картки П2.

Читайте також: Класифікатор професій ДК 003:2010 у 2025 році: покроковий алгоритм користування для кадровиків і бухгалтерів

Внесення змін до особової картки П-2

Виправлення здійснюють коректурним способом: попередній запис обережно закреслюють однією лінією так, щоб його можна було ідентифікувати, після чого над закресленим зазначають правильну інформацію.

Зроблене виправлення засвідчують написом «виправлено» та підтверджують підписами осіб, які оформили документ (працівника кадрової служби, а також працівника — у разі самостійного внесення ним відомостей), із обов’язковим зазначенням дати внесення змін.

Що подавати у ПФУ для виправлення назви посади? 

У графі 13 Додатку 5 Об’єднаного звіту зазначають професійну назву роботи, тобто її наводять у формулюванні, яке відповідає Класифікатору професій.

Натомість у графі 15 Додатку 5 назву посади слід зазначати саме так, як вона визначена у штатному розписі.

У разі допущення помилки у графі 15 Додатку 5 необхідно внести коригування та привести назву посади у відповідність до штатного розпису.

Виправлення помилок у Додатку Д5 об’єднаної звітності здійснюється за допомогою механізму коригувальних ознак «1» та «0», що проставляються у графі 20. Такий підхід передбачає виключення помилкових рядків і введення нових — з коректними даними — без повторення інформації, яка була подана правильно.

Ознака «1» використовується для виключення раніше поданого рядка: у цьому випадку всі його показники повністю відтворюються. Ознака «0» застосовується для введення нового або виправленого рядка з правильними даними. Якщо виникає потреба замінити помилковий рядок, спочатку здійснюють його виключення, а потім додають правильний.

Зазначений спосіб є універсальним та застосовується незалежно від того, чи подається Додаток Д5 зі статусом «Звітний новий» або «Уточнюючий».

Алгоритм виправлення (покроково):

Крок 1. Визначити помилку;

Крок 2. Якщо потрібно видалити рядок:

• повторити всі дані помилкового рядка;
• у графі 20 зазначити ознаку «1».

Крок 3. Якщо потрібно додати або замінити рядок:

• сформувати новий рядок з правильними даними;
• у графі 20 зазначити ознаку «0».

Висновки:

1. Назва посади для наказів і трудової книжки має відповідати назві, визначеній у штатному розписі, з урахуванням вимог Класифікатора професій;
2. Слова в дужках у Класифікаторі професій є допустимими варіантами назв і можуть застосовуватися, але роботодавець має обрати єдину узгоджену назву;
3. Помилкове використання подвійної назви посади виправляється наказами (штатний розпис, наказ про прийняття/переведення) та внесенням відповідного запису до трудової книжки і картки П-2;
4. У Додатку 5 Об’єднаного звіту: графа 13 — професійна назва роботи за Класифікатором, графа 15 — назва посади за штатним розписом;
5. Коригування в Додатку Д5 здійснюють через графу 20: ознака «1» — виключення помилкового рядка, ознака «0» — введення правильного, без повторення коректних даних.