Для приватних підприємств законодавство не встановлює жорстких обмежень щодо тривалості відрядження, проте терміни звітування та нарахування витрат чітко регламентовані Податковим кодексом України (ПКУ).
Коротко:
- Авансовий звіт: Подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. Якщо відрядження триває 6 місяців, за законом звіт подається один раз після його закінчення, якщо інше не встановлено внутрішнім Положенням підприємства.
- Нарахування добових: Виплачуються як аванс до початку поїздки. В обліку витрати визнаються на дату затвердження звіту після повернення працівника.
Обґрунтування:
1. Коли складати авансовий звіт при тривалому відрядженні?
Згідно з пп. 170.9.3 Податкового кодексу України, звіт про використання коштів подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.
- Важливо: Якщо під час відрядження розрахунки здійснювалися безготівково (карткою) і списання коштів відбулося пізніше дати завершення поїздки, строк подання звіту продовжується ще на один календарний місяць.
- Обов'язковість звіту: Авансовий звіт (Звіт про використання коштів / електронних грошей) обов’язково складається лише у випадках, визначених пп. 170.9.4 ПКУ:
- наявність оподатковуваного доходу (наприклад, добові понад норму);
- використання готівки понад суму добових.
Для тривалих відряджень (понад місяць) підприємство може самостійно встановити у внутрішньому Положенні про відрядження обов'язок працівника звітувати періодично (наприклад, щомісяця) для коректного відображення витрат у бухгалтерському обліку.
2. Коли нараховувати та виплачувати добові?
- Виплата авансу: Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові. Роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника авансом (на проїзд, проживання та добові) перед від'їздом. Невидача авансу є порушенням трудового законодавства.
- Нарахування в обліку: Витрати на добові визнаються в бухгалтерському обліку на дату затвердження звіту про використання коштів. Якщо відрядження перехідне (триває кілька місяців), для достовірності звітності доцільно нараховувати витрати щомісяця на підставі проміжних звітів або довідок, якщо це передбачено обліковою політикою підприємства.
- Розмір добових (2026 рік):
- По Україні: не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня (у 2026 р. — 864,70 грн/день, оскільки МЗП становить 8647 грн).
- За кордон: не вище 80 євро за кожен календарний день за курсом НБУ.
3. Оподаткування
Якщо сума виплачених добових перевищує встановлені ПКУ норми (864,70 грн по Україні або 80 євро за кордон), сума перевищення оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (5%).
Рекомендації:
Оскільки відрядження триває понад 6 місяців, рекомендуємо:
- Видати наказ, де чітко зазначити строк та мету.
- У внутрішньому Положенні про відрядження прописати порядок проміжного звітування (наприклад, раз на місяць електронною поштою з КЕП), щоб бухгалтер міг своєчасно відображати витрати в обліку.
- Забезпечити працівника авансом у повному обсязі або частинами (якщо це передбачено внутрішніми правилами).
Увага! Ця відповідь надана новим сервісом ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту» та перевірена фахівцями редакції.
Спробуйте сервіс просто зараз і переконайтесь у його зручності.
Поставте ваше запитання
