Відрядження за кордон за рахунок приймаючої сторони: добові та документи

Резюме:

1. Добові виплачувати потрібно. Це є обов'язком роботодавця згідно з трудовим законодавством, незалежно від того, що приймаюча сторона забезпечує харчування. Однак, ви можете зменшити розмір добових, якщо це передбачено вашим внутрішнім Положенням про відрядження.

2. Одного наказу недостатньо. Окрім наказу, обов'язково потрібне запрошення від приймаючої сторони та інші документи, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю вашого підприємства.

3. Авансовий звіт не потрібен, якщо ви виплачуєте лише добові (в межах неоподатковуваних норм) і робите це у безготівковій формі на картку працівника.

Детальний аналіз

1. Чи потрібно виплачувати добові?

Так, потрібно.

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у службове відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні. Це є державною гарантією та обов'язком роботодавця.

Той факт, що приймаюча сторона забезпечує працівника харчуванням, не звільняє роботодавця від обов'язку виплати добових. Добові призначені не лише для харчування, а й для покриття інших особистих потреб працівника під час відрядження.

Що можна зробити?

Законодавство дозволяє підприємствам самостійно у внутрішніх документах (наприклад, у Положенні про службові відрядження) визначати порядок виплати добових. Ви можете передбачити, що у разі, якщо приймаюча сторона забезпечує працівника харчуванням (наприклад, триразовим), розмір добових може бути зменшений.

Наприклад: можна встановити, що добові зменшуються до 25% від встановленої норми, якщо запрошенням підтверджено повне забезпечення харчуванням.

Важливо! Рішення про виплату добових у повному чи зменшеному розмірі має бути зафіксоване у наказі про відрядження.

Наприклад, законодавство для бюджетних установ (норми якого госпрозрахункові підприємства можуть використати як орієнтир) передбачає можливість зменшення розміру добових, якщо працівник безоплатно забезпечується харчуванням (див. п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції №59):

• 80% від норми — при одноразовому харчуванні;
• 55% — при дворазовому;
• 35% — при триразовому.

З точки зору оподаткування, сума добових для закордонних відряджень, яка не оподатковується ПДФО та військовим збором, не може перевищувати 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

2. Які документи потрібно оформити?

Одного наказу на відрядження недостатньо. Для підтвердження зв'язку відрядження з господарською діяльністю та правомірності витрат вам потрібен повний пакет документів.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ та практикою, що склалася, необхідні такі документи:

1. Запрошення від приймаючої сторони. Це ключовий документ, який підтверджує мету поїздки. У ньому має бути чітко зазначено, що приймаюча сторона бере на себе всі витрати (проживання, проїзд, харчування тощо).

2. Наказ (розпорядження) керівника про відрядження. У наказі зазначаються:

• ПІБ та посада працівника;
• Пункт призначення (країна, місто);
• Термін відрядження;
• Мета відрядження (має збігатися з інформацією у запрошенні);
• Розмір добових, що підлягають виплаті.

3. Документи, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю (пп. 170.9.1 ПКУ). Це можуть бути:

Укладений договір чи контракт.

• Інші документи, що засвідчують бажання сторін встановити цивільно-правові відносини (наприклад, протоколи про наміри, листування).
• Документи, що засвідчують участь у переговорах, конференціях, симпозіумах тощо.

4. Документи, що підтверджують факт і строки перебування у відрядженні. Навіть якщо витрати несе приймаюча сторона, бажано мати копії:

• Транспортних квитків.
• Рахунків з готелів.
• Відмітки у закордонному паспорті про перетин кордону.

3. Чи потрібен авансовий звіт?

Ні, у вашому випадку авансовий звіт не складається і не подається.

Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт) подається лише у двох випадках (пп. 170.9.4 ПКУ):

• Якщо є оподатковуваний дохід (наприклад, добові виплачені понад неоподатковувану норму).
• Якщо працівник використовував готівку понад суму добових.

У вашій ситуації підприємство виплачує працівнику лише добові (в межах норми) у безготівковій формі на його картку, а всі інші витрати несе приймаюча сторона. Отже, підстав для подання авансового звіту немає.

Оцінка ризиків та рекомендації

Найбільший ризик: Відсутність належного документального підтвердження зв'язку відрядження з господарською діяльністю. Якщо податкова інспекція не побачить цього зв'язку, вона може визнати виплачені добові додатковим благом працівника та нарахувати ПДФО (18%) і військовий збір (5%);

Рекомендація 1: Розробіть та затвердьте на підприємстві Положення про службові відрядження. Чітко пропишіть у ньому порядок визначення розміру добових, якщо приймаюча сторона забезпечує харчування;

Рекомендація 2: Збирайте повний пакет документів на кожне відрядження, а не обмежуйтесь лише наказом та запрошенням;

Рекомендація 3: Виплачуйте добові виключно у безготівковій формі на картковий рахунок працівника. Це спростить облік та позбавить необхідності складати авансовий звіт.