Порядок оформлення першого відрядження за кордон для працівника

Оформлення першого закордонного відрядження працівника вимагає дотримання процедури, яка включає підготовку наказу, видачу авансу та звітність після повернення.

1. Підготовка до відрядження та наказ

Основним документом є наказ (розпорядження) керівника про відрядження. У ньому обов'язково зазначаються:

1. прізвище, ім'я, по батькові та посада працівника;
2. пункт призначення (країна, місто);
3. назва підприємства, куди відряджається працівник (якщо є);
4. конкретна мета поїздки (наприклад, "проведення переговорів з контрагентами", "участь у конференції");
5. точні дати початку та закінчення відрядження;
6. розмір добових;
7. джерело фінансування витрат (тобто кошти, які виділяються підприємством для покриття витрат працівника, пов'язаних зі службовим відрядженням);
8. інші умови, наприклад, якщо поїздка відбуватиметься на службовому автомобілі.

До наказу доцільно додати копію запрошення від приймаючої сторони (з перекладом) та, за наявності, програму заходів або технічне завдання. Приватним підприємствам рекомендуємо розробити внутрішнє Положення про службові відрядження, де будуть врегульовані всі ключові аспекти: норми добових, порядок звітування тощо.

2. Видача авансу та добові

Підприємство зобов'язане забезпечити працівника авансом для покриття витрат на проїзд, проживання та добових (ст. 121 КЗпП). Аванс може видаватися як у гривні (для витрат на території України), так і в іноземній валюті.

Розмір неоподатковуваних добових у 2025 році складає до 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ. Якщо підприємство встановлює більший розмір добових, сума перевищення підлягає оподаткуванню. Конкретний розмір добових підприємство встановлює самостійно у внутрішніх документах (наказі чи Положенні про відрядження). Добові нараховуються за всі дні перебування у відрядженні, включаючи дні вибуття, прибуття та вихідні.

3. Звітність після відрядження

Після повернення працівник повинен відзвітувати про використані кошти (пп. 170.9.3 ПКУ). Хоча обов'язковість форми авансового звіту була переглянута, його подання залишається рекомендованою практикою для контролю та систематизації підтвердних документів (пп. 170.9.4 ПКУ).

Для підтвердження витрат та факту перебування у відрядженні працівник надає:

• проїзні документи (квитки, квитанції на багаж);
• рахунки з готелів;
• страховий поліс;
• чеки, квитанції, що підтверджують інші витрати (наприклад, комісію за обмін валюти);
• відмітки прикордонної служби у паспорті (за наявності);
• всі розрахунки щодо відшкодування витрат проводяться на основі наданих підтвердних документів.

Висновки:

1. Правильне оформлення першого відрядження за кордон є комплексним процесом, що вимагає уваги до деталей.
2. Ключовими кроками є підготовка наказу з усіма необхідними реквізитами, своєчасна виплата авансу та ретельний збір підтверджувальних документів.
3. Розробка внутрішнього Положення про відрядження допоможе систематизувати цей процес на підприємстві та уникнути можливих непорозумінь.
4. Враховуючи, що працівник їде у відрядження вперше, важливо провести для нього детальний інструктаж щодо всіх етапів та вимог.
5. Для чоловіків призовного віку обов’язкове бронювання та наявність додаткових документів для перетину кордону під час воєнного стану.