Працівник у відпустці за кордоном після відрядження: наслідки та звітність

Ситуація, коли працівник після закордонного відрядження бере відпустку і залишається за кордоном, є цілком можливою, проте потребує правильного документального оформлення для уникнення негативних наслідків як для роботодавця, так і для працівника. Чинне законодавство не забороняє такий варіант, але важливо чітко розмежувати періоди відрядження та відпустки.

Можливі наслідки та порядок дій

Законодавство дозволяє надання відпустки після закінчення відрядження, навіть якщо працівник фізично не повертається на робоче місце. Головна умова — правильне оформлення:

1. Наказ про відрядження: у наказі має бути чітко вказано дату початку та закінчення службової поїздки;
2. Наказ про відпустку: відпустка має починатися з наступного дня після дати закінчення відрядження, зазначеної в наказі. Працівник повинен завчасно подати заяву на відпустку;
3. Табель обліку робочого часу: дні відрядження табелюються як "ВЗ" (службове відрядження), а дні відпустки — як "В" (щорічна основна відпустка).

Щодо потенційних ризиків:

• неповернення після відпустки: якщо після закінчення відпустки працівник не виходить на роботу і не надає пояснень, його відсутність може бути розцінена як прогул. Це дає роботодавцю право на застосування дисциплінарного стягнення, включно зі звільненням згідно з п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП;
• оподаткування витрат на зворотний квиток: якщо підприємство компенсує вартість зворотного квитка, яким працівник повертається після закінчення відпустки, а не одразу після відрядження, податкові органи можуть розглядати таку компенсацію як додаткове благо для працівника. У такому випадку вартість квитка підлягатиме оподаткуванню ПДФО та військовим збором.

Дата подання авансового звіту

Працівник зобов'язаний відзвітувати за використані під час відрядження кошти. Згідно з пп. 170.9 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження, подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує відрядження.

Наприклад, якщо відрядження працівника закінчується 30.06.2025 року, то подати авансовий звіт з підтверджуючими документами він має право до 31.07.2025 року.

Якщо відпустка триватиме довше, він може надіслати авансовий звіт разом із підтвердними документами поштою або, за наявності такої можливості на підприємстві, подати його в електронній формі. Важливо, щоб дата відправлення звіту не порушувала встановлених законодавством термінів.

Підтвердження дати завершення відрядження без відмітки в паспорті

Відсутність відмітки прикордонної служби про перетин кордону не є критичною проблемою, оскільки законодавство передбачає альтернативні способи підтвердження факту перебування у відрядженні. Це особливо актуально у зв'язку із запровадженням в ЄС нової системи в'їзду/виїзду (EES), яка не передбачає штампів у паспорті.

Датою фактичного завершення відрядження вважається день, визначений у наказі про відрядження. Для підтвердження перебування у відрядженні та його тривалості працівник має надати один або декілька з таких документів (пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ):

• транспортні квитки: авіаквитки, залізничні або автобусні квитки, що підтверджують дати вибуття та прибуття.
• рахунки з готелів: документи на проживання із зазначенням дат заїзду та виїзду.
• інші документи: будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні в зазначені дати (наприклад, рахунки за участь у заході, чеки тощо).

У разі повної відсутності підтвердних документів, до авансового звіту можна додати ксерокопії сторінок закордонного паспорта з прізвищем працівника. Також можна звернутися до Державної прикордонної служби України за довідкою про перетин кордону.

Висновки:

1. Для уникнення непорозумінь з контролюючими органами та дотримання трудового законодавства, підприємству слід забезпечити належне документальне оформлення: чітко розмежувати дати відрядження та відпустки у відповідних наказах;
2. Працівник, зі свого боку, має своєчасно подати авансовий звіт та надати всі можливі підтвердні документи, що засвідчують дати та витрати під час відрядження.