При переведенні працівника з філії на головне підприємство трудову книжку краще не пересилати поштою

Свою точку зору щодо документального оформлення переведення працівника з філії на головне підприємство Мінсоцполітики України виклало в листі від 09.08.2013 р. №219/06/186-12.

Виходячи зі суті проблеми, філія — це структурний підрозділ юрособи, розташований за межами її місцезнаходження. Він не має статусу окремої юрособи. А тому таке переведення працівника з одного робочого місця на інше у межах однієї юрособи можна вважати внутрішнім переведенням. У термінології КЗпП, залежно від умов переведення, такі дії називаються або переведенням на інше робоче місце, або переведенням на іншу роботу. Обидва варіанти переведення регулюються ст. 32 КЗпП.

Переведенням на іншу роботу вважається переведення працівника на робоче місце, хоч і в межах однієї юрособи, але в іншій місцевості (1) та/або з дорученням іншої роботи, ніж передбачає спеціальність, класифікація або посада працівника, обумовлена трудовим договором. Допускається лише за згодою працівника (яку краще зафіксувати письмово, наприклад у вигляді примітки до наказу про переведення: «З наказом ознайомлений і не заперечую» з підписом працівника та датою такого підпису). Оформляється таке переведення наказом керівника юрособи. Але, крім того, постає запитання, чи потрібно, і якщо так, то як, зазначати про таке переведення у трудовій книжці працівника.

Мінсоцполітики у коментованому листі наголосило, що до трудової книжки вноситься запис, у якому зазначається, на яку посаду працівника переведено, до якого структурного підрозділу головного підприємства, а також назва головного підприємства. Це відповідає вимогам п. 2.2 Iнструкції №58 (2). I таке переведення оформляється у тому самому порядку, що й оформлення на роботу (п. 2.14 Iнструкції №58).

Цікаву рекомендацію дає Мінсоцполітики наприкінці коментованого листа. Контролюючий орган вважає, що вимога щодо зберігання трудової книжки працівника лише за основним місцем роботи (встановлено п. 1.1 Iнструкції №58) та видачі трудових книжок працівникам на руки тільки при звільненні (встановлено п. 3 Постанови №301(3)) повинна виконуватися таким чином. Основним місцем роботи слід вважати нове місце роботи, тобто не філію, а головне підприємство. Оскільки звільнення працівника при переведенні не було, то й на руки йому трудову книжку не видають. Щоб трудова книжка потрапила до відділу кадрів головного підприємства з відповідної служби у філії, пропонується надіслати таку трудову книжку, наприклад, рекомендованим листом.

-----------------(1)------------

Згідно з п. 1 постанови КМУ від 02.03.98 р. №255 «Про гарантії та компенсації при переїзді на роботу в іншу місцевість», інша місцевість — це інший населений пункт (тобто місто, село, селище тощо).

---------------(2)---------------

Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці України, МінIюсту України, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. №58.

---------------(3)--------------

Постанова КМУ від 27.04.93 р. №301 «Про трудові книжки працівників».

-------------------------------

Справді, п. 4.2 — 4.3 Iнструкції №58 передбачено право працедавця надсилати трудові книжки поштою. Але згадані норми розглядають лише дві підстави для поштового пересилання трудової книжки:

— якщо працівник не з'явився за нею у день звільнення (з письмової згоди працівника);

— якщо працівник помер і трудова книжка надсилається його родичам (на їхню вимогу). На нашу думку, важливо, щоб і ця вимога щодо пересилання філією головному підприємству трудової книжки була у письмовій формі.

Тож ми не рекомендуємо користуватися зазначеною порадою Мінсоцполітики. Адже цей лист Мінсоцполітики не убезпечить працедавця від відповідальності за порушення порядку ведення трудових книжок, не кажучи вже про те, що надсилання подібних важливих документів поштою — це завжди ризик, якого працедавцеві варто уникати. Але якщо працедавець вирішить скористатися цим листом і перемістити трудову книжку з філії на головне підприємство, то, крім пошти, це можна буде зробити за допомогою кур'єрської служби — як організованою на самому підприємстві, так і сторонніх підприємств.