Відшкодування витрат у відрядженні за відсутності квитка та наявності виписки з банку

Зазначені в абз. 2 пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат. І в цій же статті наводиться перелік документів.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема, (але не виключно) таких:

• запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеного договору чи контракту;
• інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

У пп. 170.9.2 ПКУ зазначається, що у разі, якщо під час відрядження платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент.

Перефразовуючи більш зрозуміло, у випадку здійснення працівником під час службового відрядження оплат за транспортні послуги, проживання та інші витрати з використанням особистої або корпоративної банківської картки, підтвердженням фактичної вартості таких витрат є електронна або паперова виписка з відповідного рахунку чи інший документ, що містить інформацію про здійснену транзакцію.

Таким чином, за загальним правилом для відшкодування вартості транспортного квитка працівник має надати:

1. транспортний квиток;

2. розрахунковий документ про його придбання.

Отже, для того щоб не виникало оподатковуваного доходу працівника, має бути і транспортний квиток, і виписка та/або відомості з рахунку.

Висновки:

1. Витрати на відрядження не підлягають оподаткуванню ПДФО за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують їхню вартість;
2. Є чіткий перелік підтвердних документів для відшкодування витрат. До таких документів належать транспортні квитки, рахунки за проживання, страхові поліси, виписки з рахунків, документи, що підтверджують оплату платіжними інструментами, та інші документи, що підтверджують вартість витрат;
3. Для уникнення оподаткування витрат на відрядження важливий зв'язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця;
4. При оплаті витрат під час відрядження платіжною карткою (особистою чи корпоративною) підтвердженням є виписка з рахунку; 
5. Для відшкодування вартості транспортного квитка, як правило, потрібні як сам квиток, так і розрахунковий документ про його придбання. Виходячи з загального правила, для підтвердження витрат на проїзд необхідно надати обидва ці документи;
6. Для уникнення оподаткування доходу працівника, пов'язаного з відшкодуванням транспортних витрат, необхідно мати як транспортний квиток, так і виписку з рахунку.