Відшкодування витрат за авансовим звітом щодо закордонного відрядження

Порядок проведення розрахунків за валютними операціями визначається НБУ (ч. 4 ст. 5 Закону «Про валюту і валютні операції»). 

До поточних валютних операцій належить оплата витрат, пов’язаних із відрядженням за кордон (ч. 4 ст. 1 розд. І Положення №2).

Своєю чергою, аванс перераховується на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток, або рахунок підприємства, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток (п. 4 розд. І Інструкції №59).

При цьому потрібно мати на увазі: Інструкція №59 поширюється тільки на бюджетні організації. Враховуючи зазначене, обмежень щодо отримання авансу на відрядження на поточний рахунок працівника немає, навіть за умови, якщо підприємство орієнтується на Інструкцію №59.

Строки звітування

Пунктом. 170.9.3 ПКУ визначено, що документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Щодо коштів, перерахованих на поточний рахунок, нічого не сказано, проте на нашу думку, оскільки операції за цим рахунком здійснюються з використанням платіжної картки, то звітувати потрібно буде відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ - не пізніше, ніж до кінця місяця, наступного за місяцем, в якому завершилося таке відрядження і, відповідно, повернути надміру витрачені кошти.

Звичайно, якщо Положенням про відрядження встановлені інші строки, то орієнтуємося на них. Хоча строки звітування – це суто рішення підприємства – головне, щоб вони були в межах терміну, визначеного ПКУ.

Про строки звітування більш детально у нашій консультації див. тут.

Коли відшкодовувати витрати?

Нормами ПКУ та Положенням №148 питання щодо строків повернення коштів витрачених працівником поза межами авансу не регулюється, саме тому, що за працівником немає боргу щодо повернення підзвітних коштів.

У цьому випадку  орієнтуємося на загальні норми ЦКУ щодо зобов’язань, зокрема, строки виконання зобов’язання і строки позивної давності.

Податківці це підтверджують, відповідаючи на питання в ЗІР (109.14): «Чи передбачені терміни повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби (послуги) або у відрядженні?».

За яким курсом відшкодовувати витрати?

Відшкодування проводиться за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості (ЗІР, (109.19): "В якій валюті (іноземній чи національній) та в які терміни здійснюється повернення працівникові сплачених у відрядженні за кордоном власних коштів?").

Про відшкодування витрат працівнику та розрахунок курсових різниць див. тут  у нашій консультації (розділ - «У якій валюті компенсувати та куди перерахувати кошти?»).

 ***

Також читайте: Вплив змін валютних курсів: що нового у НП(С)БО 21