Доплата авансу працівнику у разі продовження відрядження

Підпункт 170.9 ПКУ визначає порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.

Так, зокрема, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подаватимуть у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

З вищевказаних норм слідує, що працівник, за потреби, має документально підтвердити витрати та/або повернути невикористані кошти до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершує таке відрядження. Тобто, якщо працівник повернеться з відрядження, наприклад 25 жовтня, то він має строк, щоб відзвітувати, аж до 30 листопада. 

Щодо продовження виконання робіт, відповідно і відрядження працівника, зазначимо, що обов’язкова видача авансових коштів на відрядження передбачена лише для бюджетних установ (пп. 4 Розд. І Інструкції №59). При цьому приватні суб’єкти господарювання повинні користуватись власно розробленим положенням про відрядження, а Інструкція №59 має для них лише рекомендаційних характер.

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, оплачується вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати щодо найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. Як бачимо, в цій статті йдеться саме про компенсацію таких витрат, а не про видачу авансу.

Отже, приватне підприємство повинно керуватися власним положенням про відрядження, за яким і визначається, чи надається відрядженній особі додатковий аванс, оскільки законодавство не містить заборони видавати аванс у разі продовження відрядження.

Таким чином, у випадку продовження відрядження підприємство може перерахувати працівнику додатковий аванс. Сума такого авансу повинна бути достатньою для покриття добових витрат працівників у відрядженні. Точна відповідність авансу до суми добових витрат за кількістю днів відрядження законодавством не вимагається. Після повернення працівника з відрядження здійснюється точний розрахунок витрат та проводяться розрахунки з працівником – повернення працівником зайво виданих коштів на відрядження або навпаки, компенсація працівнику понесених ним витрат у відрядженні за наявності підтвердних документів та у строки визначені пп. 170.9.1 ПКУ.