Направлення працівника у відрядження на особистому автомобілі чинним законодавством взагалі не передбачено. Якщо ж така ситуація трапляється, то немає підстав для відшкодування пального.
Тому потрібно документально оформити відрядження працівника на власному автомобілі:
- укласти договір оренди автомобіля на строк відрядження;
- виплатити працівнику компенсацію за використання його автомобіля зі службовою метою (ст. 125 КЗпП);
- укласти договір позички. За договором позички одна сторона (позичкодавець) безплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку (ст. 827 ЦКУ).
Звертаємо увагу, що у ст. 125 КЗпП йдеться тільки про інструменти працівників, а автомобіль все ж таки інструментом не є. Ми звертали увагу на цю колізію тут. Хоча є інша думка, що ст. 125 КЗпП можна застосовувати до автомобіля – див. тут та тут.
Відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ суми грошового відшкодування будь-яких витрат платника податків є його доходом, тому обкладаються ПДФО і ВЗ як додаткове благо.
В даному випадку працівник поїхав у відрядження на особистому легковому автомобілі, а жодного договору з ним не укладено.
Керівник може самостійно прийняти рішення та компенсувати працівнику понесені витрати на пальне, але це вже буде додатковим благом такого працівника, з якого слід утримати ПДФО. А оскільки додаткове благо надається у негрошовій формі, сума ПДФО обчислюється з застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ, пп. 164.2.17 ПКУ). Також, із суми компенсації слід утримати ВЗ, але вже без застосуванням натурального коефіцієнта. У Додатку 4ДФ єдиної звітності така виплата відобразиться за ознакою «126».
ЄСВ на суму відшкодування не нараховується (п. 3.22 Інструкції №5).
Це додаткове благо списується в бухобліку до складу інших операційних витрат: Дт 949 Кт 663.
Головною умовою для компенсації пального є підтвердні документи на придбання пального, у підприємства вони є і це чеки з заправки в оригіналі, за потреби працівник може подати авансовий звіт.
В бухобліку таке пальне не відображається, тобто пальне не прибуткується на рах. 203 і відповідно не списується на відрядження. Оскільки його вартість компенсована працівнику, то на витрати списується саме ця компенсація.
Якщо ж з працівником було б оформлено договір про використання автомобіля (оренда, позичка) або видано наказ про компенсацію працівнику використання його автомобіля для службових цілей, тоді пальне списується за загальними правилами обліку витрат на відрядження:
- Дт 203 Кт 372 – придбання пального на підставі чеків з АЗС;
- Дт 23, 91 – 94 Кт 203 – використання пального у відрядженні на підставі шляхового листа автомобіля. Можливість складання шляхового листа виникає саме на підставі документа про використання автомобіля для службових цілей – договір оренди, позички, наказ керівники про компенсацію використання автомобіля працівника.
У такому разі орендна плата (ознака доходу 127) або сума компенсації зносу автомобіля (ознака доходу 126) будуть грошовим оподатковуваним доходом працівника, з якого потрібно було б утримати ПДФО та ВЗ.
Відшкодування витрат на пальне буде звичайним відшкодуванням витрат на відрядження без оподаткування – Дт 372 Кт 311, 301.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити