Видача працівникам паперових трудових книжок після оцифрування

Ситуація: Якщо працівник звільнився, за паперовою ТК не з’явився, а за півроку вимагає відправити її поштою, погрожуючи подати до суду на виплату йому середнього заробітку, бо нібито через відсутність в нього на руках паперової ТК йому відмовляють у прийнятті на роботу на іншому підприємстві.

Якщо з 2021 року паперова ТК скасована, у цього працівника вона давно оцифрована, чи правомірною є відмова у прийнятті його на роботу без паперової ТК?

Чи може бути застосована до підприємства відповідальність і в якому розмірі за виплату працівнику всіх належних йому сум в день звільнення, але невидачу йому паперової трудової книжки, яка була давно оцифрована?

Як порахувати середній заробіток для такої виплати та як він виплачується – за календарні чи робочі дні затримки видачі ТК? Наприклад, працівник звільнився 01.04.2024 р., а ТК йому відправили поштою 05.10.2024 р. і він надасть в суд підтвердження, що трудову отримав, наприклад, 10.10.2024 р.?

Відповідь:

Чи повинно було підприємство видати працівнику паперову трудову книжку одразу після оцифрування чи вже при звільненні?

ПФУ у Закарпатській області  зазначило, що електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів. Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично отримати пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

Законом №1217 працівникам та роботодавцям надано п’ять років для оцифрування трудових книжок – з  10 червня 2021 року до 10 червня 2026 року.

Відповідно до пп. 2 розділу II Прикінцеві та перехідні положення Закону №1217, після завершення ПФУ робіт з унесення відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників до Реєстру застрахованих осіб наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Тобто, після перевірки даних з боку ПФУ та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Тому якщо працівник, після закінчення оцифрування ТК не звернувся до роботодавця з проханням видати йому паперову ТК, то вона продовжує зберігатися у роботодавця й надалі до поки триватимуть трудові відносини.

Якщо працівник звільнився, за паперовою ТК не явився, а через півроку вимагає відправити її поштою, погрожуючи подати до суду на виплату йому середнього заробітку, бо нібито через відсутність в нього на руках паперової ТК, йому відмовляють у прийнятті на роботу на іншому підприємстві. Якщо з 2021 року паперова ТК скасована, у цього працівника вона давно оцифрована, чи правомірною є відмова у прийманні на роботу без паперової ТК?

Відповідно до ст. 47 КЗпП, роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення, провести з ним остаточний розрахунок (ст. 116 КЗпП), а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Увага: якщо працівник був прийнятий на роботу до 10.06.2021 р. і це його основне місце роботи, то трудова книжка зберігається у роботодавця. Тому роботодавець має видати працівникові ще й належним чином оформлену трудову книжку.

З огляду на те, що працівник у день звільнення не з’явився за трудовою книжкою, то роботодавець мав надіслати такому працівнику повідомлення поштою із вказівкою про необхідність отримати трудову книжку (пп. 4.2 Інструкції №58). Повідомлення бажано направляти рекомендованим листом з відміткою про вручення відправлення працівнику з описом вкладення. Оскільки, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки. У відповідь на лист, якщо працівник не хоче (не може) прийти за паперовою ТК, мав написати адресу за якою бажає, щоб колишній роботодавець надіслав таку трудову. Оскільки, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Якщо роботодавцем було дотримано вказаної процедури, а працівник письмової згоди на відправку поштою паперової ТК не надав, то у роботодавця наявні докази того, що було проведено та здійснено всі заходи щодо отримання працівником паперової ТК.

Тож, погрози судом з боку колишнього працівника, щодо виплати йому середнього заробітку, є безпідставними. Якщо ж роботодавцем процедуру не дотримано чи докази відсутні, то роботодавцю загрозує штраф та виплата середнього заробітку працівнику (про це - далі).

Згідно з пп. 6.2 Інструкції №58 трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Щодо відмови інших роботодавців у прийнятті працівника на роботу через відсутність у нього паперової ТК зазначимо, що відповідно до ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Отже, якщо у працівника на момент звільненння вже була оцифрована ТК, то проблем з працевлаштуванням на нову роботу у нього не мало бути, по скільки після 10.06.2021 р. працівник за бажанням надає для внесення запису до паперової ТК, якщо вона у нього оцифрована і є в реєстрі.

Чи може бути застосована до підприємства відповідальність і в якому розмірі за виплату працівнику всіх належних йому сум в день звільнення, але невидачу йому паперової трудової книжки, яка була давно оцифрована?

Якщо роботодавець не з'ясував, з яких причин після звільнення працівника його трудова книжка залишилася на підприємстві, то відповідно до п. 4 Постанови КМУ №301 за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

За несвоєчасну видачу ТК роботодавцю загрожує фінансовий штраф, як за порушення вимог трудового законодавства загрожує штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати (абз. 9 ст. 265 КЗпП).

Якщо затримано видачу копії наказу (розпорядження) про звільнення, трудової книжки з вини роботодавця, працівникові виплачують середній заробіток за весь час вимушеного прогулу за рішенням суду (ч. 5 ст. 235, абз. 6 п. 4.1 Інструкції №58).

У цьому випадку днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, встановленому пп. 2.10 Інструкції №58.

Як порахувати середній заробіток для такої виплати та як він виплачується - за календарні чи робочі дні затримки видачі ТК? Наприклад, працівник звільнився 01.04.2024 р., а ТК йому відправили поштою 05.10.2024 р. і він надасть в суд підтвердження, що трудову отримав, наприклад 10.10.2024 р.?

У разі звернення працівника до суду і позитивного рішення на користь колишнього працівника роботодавець має розрахувати середню зарплату за час вимушеного прогулу.

Середній заробіток працівника визначається відповідно до ст. 27 Закону про оплату праці за правилами, передбаченими Порядком №100.

Нормами абз. 4 п. 2 Порядку №100 визначено, що середньомісячна заробітна плата за час вимушеного прогулу працівника обчислюється, виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов`язана виплата, тобто що передують дню звільнення працівника з роботи.

Згідно з п. 8 цього Порядку №100 середньомісячна заробітна плата визначається діленням заробітної плати за фактично відпрацьовані протягом двох місяців робочі (календарні) дні на число відпрацьованих робочих днів (годин). Після визначення середньоденної заробітної плати як розрахункової величини для нарахування виплат працівнику, здійснюється нарахування загальної суми середнього заробітку за час вимушеного прогулу, яка обчислюється шляхом множення середньоденної заробітної плати на середньомісячне число робочих днів у розрахунковому періоді.

Середньомісячне число робочих днів розраховується діленням на 2 сумарного числа робочих днів за останні два календарні місяці згідно з графіком роботи підприємства, встановленим з отриманням вимог законодавства. Звертаємо увагу, що рахувати робочі дні потрібно буде з дня після звільнення до дня винесеного рішення судом.