Витрати на проїзд та проживання кандидата, який приїжджає на співбесіду

Гарантії щодо компенсації витрат на відрядження, передбачені ст. 121 КЗпП, стосуються виключно працівників підприємства. Окрім цього, звільнення від оподаткування вартості проживання та проїзду встановлено лише для осіб, які знаходяться у трудових відносинах із таким роботодавцем (абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Згідно з пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ до оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо, зокрема, у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або витрат платника податку, крім тих, що обов'язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно з цим розділом.

Отже, оформлення відрядження для оплати зворотного квитка кандидату на посаду, який приїде на співбесіду, не можна, бо він не є працівником даного підприємства. Навіть за умови прийняття працівника на роботу у день співбесіди, оформлення відрядження в одну сторону без повернення не передбачено чинним законодавством.

Таким чином, вартість проживання, проїзду та інших витрат кандидата на посаду включається до його оподатковуваного доходу і оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (1,5%) як додаткове благо.

Оскільки такий дохід надається особі у негрошовій формі (у вигляді проживання, проїзду), то для визначення бази оподаткування ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт, передбачений пп. 164.5 ПКУ. У 2024 році його розмір становить - 1,2195. 

Нагадаємо, що у разі надання доходу в негрошовій формі  податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання) (пп. 168.1.4 ПКУ).

Відповідно до пп. 168.1.1 ПКУ податковий агент (майбутній роботодавець), який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку (майбутнього працівника), зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок.

Тож, майбутній працівник, який отримав такий дохід повинен внести відповідну суму податків (ПДФО та ВЗ) на поточний рахунок або в касу підприємства. Якщо ж підприємство прийме рішення сплатити податок замість такої особи, то сума сплачених податків також потрапить до оподатковуваного доходу і з неї повинен бути також сплачено податок.

Суми доходу у вигляді додаткового блага відображаються у додатку 4ДФ за відповідний місяць звітного кварталу за ознакою доходу «126». При цьому, у графі 3 та 3а відображається сума доходу із врахуванням натурального коефіцієнту, у графах 4 та 4а – ПДФО утримане із суми з урахуванням натурального коефіцієнту, а у графах 5 та 5а – зазначається сума утриманого ВЗ із доходу без застосування такого натурального коефіцієнту.

Відповідно до положень П(С)БО 16  абсолютно всі витрати відображаються в обліку та включаються до фінрезультату. Тобто витрати, понесені майбутнім роботодавцем на проїзд та проживання особи, яка приїде на співбесіду, також потраплять до витрат такого підприємства.

Зазвичай такі витрати обліковуються на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності». З метою оподаткування прибутку фінрезультат на ці суми не коригується, оскільки у пп. 140.5.10 ПКУ є виключення для фізичних осіб, які є платниками податку на доходи фізичних осіб.