Перевищення витрат на проживання у відрядженні

Працівники, згідно з ст. 121 КЗпП, мають право на відшкодування витрат у зв'язку з службовим відрядженням, в т.ч. на проживання. 

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ відшкодуванню підлягають понесені витрати працівником у відрядженні, що підтверджені документально.

Звертаємо тут особливу увагу! 

Інструкція №59 та Постанова №98 поширюють свою дію тільки на державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. 

Якщо ж державне підприємство працює за госпрозрахунком та не утримується за рахунок бюджету, на нього ці документи не поширюється. Зокрема, Інструкція №59 є для госпрозрахункового підприємства виключно довідковим документом, воно не зобов’язане її дотримуватися. Відповідно, за рішенням керівника працівнику можна відшкодувати всю витрачену ним суму на найм житла в готелі, яка підтверджена документально, без обмеження та без додаткового оподаткування.

Якщо держпідприємство отримує фінансування з бюджету у будь-якому розмірі, воно повинно дотримуватись вимог Інструкції №59 та Постанови №98. Тоді за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовуються витрати в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених Постановою №98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (п. 5 розд. ІІ Інструкції №59). 

Зокрема, у преамбулі Постанови №98 зазначено, що установити на період дії воєнного стану, відшкодування фактичних витрат, що перевищують граничну суму витрат на найм житлового приміщення за добу, визначену для України додатком 1 до цієї Постанови, здійснюється з дозволу керівника згідно з підтвердними документами та не може перевищувати 1800 гривень (без урахування витрат на оплату податку на додану вартість). 

У разі, якщо державне підприємство має госпрозрахунковий рахунок, проте частково утримується за рахунок бюджету, то в загальному випадку витрати працівника (держслужбовця) на проживання в готелі у відрядженні відшкодовуються та не підлягають оподаткуванню в межах граничних норм (1500,00 грн) – з урахуванням вимог Постанови №98. Проте, під час дії воєнного стану витрати, що перевищують граничну суму витрат на найм житлового приміщення за добу, здійснюється з дозволу керівника за наявності підтвердних документів в межах 1800 грн (без ПДВ).

Сума понад граничну норму (300,00 грн (2100,00 грн – 1800,00 грн)) за рішенням керівника та за наявності підтвердних документів може підлягати відшкодуванню, а разом з цим і оподаткуванню. Оскільки сума витрат буде вважатися додатковим благом для такого працівника, відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ та оподатковуватиметься ПДФО за ставкою 18% (пп. 167.1 ПКУ) із застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ) та військовим збором за ставкою 1,5% без застосування натурального коефіцієнту.

Ще раз нагадаємо, що якщо держпідприємство не отримує фінансування з бюджету, воно не зобов’язане дотримуватись ззазначених норм.