Погашення заборгованості підприємства за відрядженням

Запитання: 

Юрособа відправляє за кордон працівника з гривневою корпоративною карткою, відкритою на його ім'я. При здійсненні розрахунків кошти списуються за комерційним курсом в гривнях, а підтвердні документи в валюті, при цьому валюти різні: і PLN, і EUR, і GBR. Добові в розмірі 79 євро (аванс не видавався, готівка за кордоном не знімалася). У даній ситуації виникло декілька питань: 

1. В якій валюті складати авансовий звіт? 

2. За яким курсом відображати витрати в обліку (за курсом НБУ чи комерційним)?

3. Заборгованість підприємства перед працівником погашається після складання авансового звіту на 3 банківський день, тоді за яким курсом відшкодовувати заборгованість?

Відповідь:

В якій валюті складати авансовий звіт? 

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Отже, після 1 квітня 2023 р. авансовий звіт має складатися за новими правилами, тобто на оподатковуваний дохід з метою розрахунку суми ПДФО і ВЗ з наданням усіх підтвердних документів до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершив відрядження. 

Тож, у разі, якщо під час відрядження працівник застосував корпоративні платіжні інструменти, для проведення розрахунків у безготівковій формі, то за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається.

Проведення розрахунків за допомогою КПК вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ). 

Але поряд маємо в переліку підтвердних документів, визначених пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ: документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів. Тож, аби уникнути оподаткування непідтверджених витрат,  слід документально підтвердити понесені витрати з використанням платіжних інструментів, наприклад, рахунком на проживання та чек про його оплату, чеки про заправку автомобіля тощо.

За яким курсом відображати витрати в обліку: за курсом НБУ чи комерційним?

У даному випадку маємо гривневу корпоративну картку, яка призначена для проведення розрахунків у гривнях, або одержання готівкових коштів в інвалюті або проведення безготівкових розрахунків в інвалюті за кордоном. У такому разі списання з картки здійснюється в гривнях за комерційним курсом купівлі банком-емітентом іноземної валюти. 

При цьому, якщо працівник, відправлений у закордонне відрядження з гривневою КПК, подав підтвердні документи в інвалюті, то суму витрат визначають шляхом перерахунку за курсом НБУ на дату затвердження витрат за поданими документами, бо відміна подання звіту не означає, що витрати на відрядження не повинні затверджуватися керівником підприємства.

Заборгованість підприємства перед працівником погашається після складання авансового звіту на 3 банківський день, тоді за яким курсом відшкодовувати заборгованість?

Відшкодування витрат на відрядження за кордоном, які підтверджено документально, здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості.

Якщо працівник не знімав добові за кордоном з рахунку підприємства, а використовував власні валютні кошти, то перерахунок добових у гривню здійснюється на дату затвердження витрат на відрядження.