Видали добові на відрядження працівнику, а він помер: що робити роботодавцю з боргом?

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.

Тобто проводячи останній розрахунок, роботодавець має нарахувати цьому працівнику зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо.

Пункт 5 Інструкції №841 передбачає дії роботодавця щодо ситуації, що робити коли працівник помер, а за ним залишився борг за авансом. 

Тож, у разі, коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти, сума податку на доходи фізичних осіб утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку, а у разі недостатності суми такого доходу - непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті чи визнання платника податку судом безвісно відсутнім або оголошення судом померлим, така сума утримується при нарахуванні доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Таким чином, при проведенні останнього розрахунку роботодавець має право утримати суму виданого авансу, після утримання податків та зборів, решту виплатити спадкоємцю. Якщо суми для погашення недостатньо, то визнається безнадійна заборгованість.

В обліку прощення роботодавцем боргу працівнику відображається так:

• Дт 944 Кт 372 - списання на витрати суми прощеного боргу до закінчення строку позовної давності;
• Дт 791 Кт 944 - віднесено на фінансовий результат витрати від списання боргу.