Рекламно-маркетинговий захід: відрядження для працівників?

Відрядження ― це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника (п. 1 Інструкції №59).

Тобто, завуальована поїздка працівників підприємства за кордон рекламно-маркетинговий захід для покупців має бути оформлена такими документами:

1. запрошення покупцям;

2. список учасників (як запрошених осіб, так і працівників підприємства) із зазначенням прізвища, імені, по батькові, посади?

3. розроблений та затверджений керівником план-заходів;

4. наказ про направлення працівників у відрядження за кордон для проведення рекламно-маркетингового заходу для покупців;

5. плановий кошторис витрат;

6. звіт про проведення заходу;

7. оплату проживання в готелях, включаючи попереднє бронювання номерів; харчування (сніданок, обід, вечеря, кава-брейк, фуршет, банкет тощо). Це може бути оплачено за рахунок підприємства-організатора або учасниками з власної кишені; 

8. оформлення приміщення, де проходитиме захід;

9. авансовий звіт з підтвердними документами: 

• квитки на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків);
• трансфер від аеропорту (вокзалу) до місця розміщення;
• проживання;
• оформлення закордонних паспортів;
• віз;
• тощо. 

Таким чином, підприємство, яке оплатило поїздку до Єгипту деяким своїм працівникам та вирішило долучили до цієї поїздки покупців (за їх рахунок) з одночасним проведенням рекламно-маркетингового заходу повинне виплатити своїм працівникам ще й добові (не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ).