Які ризики відсутності первинних документів на проїзд до/з місця відрядження?

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1. ПКУ, не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємства, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням:

• у межах території України - не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;
• для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Отже, якщо питання полягає у компенсації директору вартості проїзду без наявних документів, то підприємство може це зробити, однак суму компенсації доведеться оподаткувати ПДФО та ВЗ. В свою чергу, підприємство суму такої компенсації включить до складу витрат без подальшого коригування фінрезультату.

При цьому, такі витрати можуть і не компенсуватись і це не вплине на компенсацію інших витрат, зокрема участь у виставці, проживання (або його оплату), добових. Звичайно, що за умови наявності документального підтвердження таких витрат та належного оформлення відрядження. Підставою для визначення кількості днів відрядження по Україні та країнах в’їзд до яких не передбачає проставлення відміток про перетин кордону, є наказ про відрядження – саме він підтверджує факт відрядження та кількості днів добових.

Компенсація понесених працівником витрат у відрядженні є його правом і передбачається за умови, що він не може документально підтвердити їх розмір. Тобто, можуть бути випадки, коли працівнику по відрядженню виплачуються лише добові, якщо відсутні інші витрати або їх підтвердження. В цьому випадку компенсація інших витрат, крім добових, здійснюється приватним підприємством на власний розсуд, але підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ.

Якщо підприємство хоче компенсувати працівнику якісь витрати за відсутності їх документального підтвердження, варто отримати від нього відповідну заяву, в якій буде вказано їх розмір.

Для цілей оподаткування прибутку не має жодного значення той факт, що певні витрати відшкодовані працівнику без підтвердних документів та з оподаткуванням ПДФО та військовим збором. Вони в будь-якому разі включаються до витрат на загальних підставах, так само, як і підтверджені витрати на відрядження працівників. Коригування прибутку з метою оподаткування в даному випадку не передбачене.