Зміна директора: кому підписувати Е-акт виконаних робіт?

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

У п. 2.1 Положенні №88 зазначено, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Відповідно до ст. 5 Закону № 851, електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Усі обов’язкові реквізити, які має містити документ, передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронні довірчі послуги». При цьому електронний підпис несе таку ж юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних.

Отже, оформлений належним чином електронний документ згідно із ч. 2 ст. 9 Законом про бухоблік має такий же статус (юридичну силу), як і паперовий.

Датою складання та підписання електронного документу буде дата, вказана в первинному документі, тобто з дотриманням вимог ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, де заначено, що  господарські операції повинні відображатися в тому звітному періоді, у якому вони здійснені.

Таким чином, потрібно орієнтуватися саме на дату вказану в самому Е-акті виконаних робіт (15.07.2021 р.), а не на дату його надходження (04.08.2021 р.). Тому, виходячи з ситуації, підписувати Е-акт повинен попередній директор, оскільки він перебував на займаній посаді до 29.07.2021 року включно, і саме ЕЦП цього директора був діючим на момент складання акту. А от новий директор матиме право підпису документів, в т.ч. електронних, з дати прийняття на роботу, тобто з 30.07.2021 року.