Головбух та заступник з фінансових питань та бухобліку в одній особі: нюанси оформлення

Згідно із ст. 8 Закону про бухоблік, питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Для ведення бухгалтерського обліку на підприємстві запроваджується одна із форм організації як:

• введення в штат бухгалтера чи бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
• користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;
• ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
• самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства.

За відсутності на підприємстві посади головного бухгалтера до контролюючого органу подається заява за формою №1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Для визначення правомірного покладання обов’язків головного бухгалтера на заступника фінансового директора, давайте визначемося, що передбачає собою посада та їх посадові інструкції.

Головний бухгалтер — керівник бухгалтерської служби (бухгалтерії), який забезпечує ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Він організовує роботу бухгалтерської служби, здійснює контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій та виконує інші функції передбачені посадовою інструкцією. Крім того, головний бухгалтер може виконувати ті ж функції, що і звичайний бухгалтер: обробляти первинні документи, нараховувати зарплату працівнкиам, складати звітність тощо.

Фіна́нсовий дире́ктор - один із керівників компанії, відповідальний за управління фінансо-вими потоками бізнесу, за фінансове планування та звітність. Визначає фінансову політику організації, розробляє і здійснює заходи щодо забезпечення її фінансової стійкості. Керує роботою з управління фінансами виходячи із стратегічних цілей та перспектив розвитку організації, за визначенням джерел фінансування з урахуванням ринкової кон'юнктури, здійснює управління фінансовими і бухгалтерськими відділами, підує фінансову звітність тощо. Підзвітний президенту компанії або генеральному директору.  

Заступник фінансового директора є помічником фінансового директора, який здійснює майже аналогічні функції, зокрема, організацію розробки інформаційної системи з управління фінансами відповідно до вимог бухгалтерського, податкового, статистичного та управлінського обліку, контроль над достовірністю і збереженням конфіденційності інформації.

Отже, враховуючи вищезазначене, бачимо, що заступник фінансового директора не може виконувати функцій бухгалтера, оскільки він є особою, яка здійснює контроль за веденням бухобліку.

Тож, на невеликому підприємстві краще мати кваліфікованого бухгалтера, який займатиметься веденням бухобліку, нарахуванням зарплати на поданням звітності. На великому підприємстві, де є бухгалтерія, ці дві посади пожна було б поєднати шляхом займання посади заступника фінансового директора та головного бухгалтера за сумісництвом (внутрішнім) або суміщенням.

Для цього у штатному розписі має бути передбачена посада головного бухгалтера/бухгалтера.

Суміщення професій (посад) – це виконання працівником поряд із своєю основною роботою, зумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) в межах робочого часу за основною роботою на одному і тому самому підприємстві, установі, організації.

Доплата за суміщенням провадиться винятково за наказом, оскільки виконання роботи за суміщенням посад не відображається в табелі обліку робочого часу та встановлюється відповідно до вимог КЗпП на умовах, передбачених колективним договором. У разі відсутності вільної посади або посади в штатному розписі, суміщення посад є немож-ливим і доплата за суміщення посад не може здійснюватись.

Внутрішнє сумісництво — це особлива форма зайнятості працівника з укладанням трудового договору. Сумісництвом вважається виконання працівником, окрім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час. 

У разі внутрішнього сумісництва трудові відносини за основною посадою та за посадою за сумісництвом оформлюють окремо. За кожною посадою визначають тривалість робочого часу, окремий порядок оплати праці, надання відпусток й інші істотні положення договору. Табель обліку використання робочого часу також ведуть окремо від табеля використання робочого часу за основним місцем роботи. 

Оплата праці внутнішньому суміснику здійснюється за фактично відпрацьований час.