Як визначити чисельність працюючих

Розрахунок чисельності працюючих здійснюється відповідно до вимог «Інструкції зі статистики кількості працівників», затвердженої наказом Держкомстату України №286 від 28.09.2005 р., що набрала чинності з 01 січня 2006 року (далі — Інструкція 286). Дія інструкції поширюється не тільки на всіх юридичних осіб¹, але і на фізичних осіб - підприємців, що використовують найману працю. Дані для здійснення розрахунку, як і в більшості випадків, при розрахунку статистичних даних, беруться з первинних документів бухгалтерського обліку.

До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників належать:

- наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору;

- особова картка;

- наказ (розпорядження) про надання відпустки;

- табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати;

- розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості;

- особові рахунки, трудові договори (контракти), цивільно-правові договори й інші документи первинного та бухгалтерського обліку, затверджені у встановленому порядку, що характеризують кількісний та якісний склад працівників, їхній дохід у грошовій, натуральній формах, а також розміри пільг і компенсацій.

Особливе значення при розрахунку кількості працюючих працівників в еквіваленті повної зайнятості має не тільки їхня кількість, але і відпрацьований ними час, у зв’язку з цим Інструкція 286 ще раз нагадує, що:

Відмітки в табелі обліку використання робочого часу про причини відсутності на роботі, тривалість робочого дня, понаднормову роботу та інші відхилення від нормальних умов праці здійснюються лише на основі документів, оформлених належним чином (листки непрацездатності, листки простоїв, довідки про виконання державних або громадських обов’язків тощо).

Ні для кого, а тим більше для бухгалтерів, не сек­рет, що працівники бувають різні (штатні, не штатні), що працюють у різних умовах (шкідливих, не шкідливих) і за своїм графіком та визначеної для них тривалості (повниний робочий день, скорочений робочий день) і т.д. Тому при підрахунку чисельності працюючих, а тим більше середніх показників чисельності працюючих, основна складність полягає в тому, щоб визначити, як того або іншого конкретного працівника врахувати при розрахунку певного показника чисельності працюючих. До речі, показники чисельності працюючих на підприємстві працівників Інструкція 286 розділила на чотири основні:

Зокрема, передбачається підрахунок облікової кількості штатних працівників у цілому по підприємству, а також окремих категорій працівників. Наприклад, зайнятих в умовах, що не відповідають санітарно-гігієнічним нормам, працюючих пенсіо­нерів, інвалідів тощо.

Показник середньооблікової кількості штатних працівників … Суть його визначення полягає у тому, що зайнятий працівник враховується тільки один раз (за місцем основної роботи), незалежно від терміну трудового договору та тривалості робочого часу.

Крім цього, для оцінки зайнятості на мікрорівні (підприємство) використовується показник загальної кількості працівників, який, крім штатних працівників, включає кількість зовнішніх сумісників і працюючих за цивільно-правовими договорами.

Показник середньої кількості усіх працівників в еквіваленті пов­ної зайнятості ... Методика його визначення базується на перерахунку оплаченого робочого часу усього персоналу (штатні працівники, сумісники, працюючі за договорами), що залучався до роботи у звітному періоді й отримував відповідну заробітну плату, в умовну кількість працівників, яких було б достатньо підприємству для виконання фактичного обсягу роботи за умови роботи всіх працівників упродовж повного робочого дня, виходячи зі встановленої його тривалості.

Отже, нам необхідно з’ясувати, як того або іншого конкретного працівника врахувати при розрахунку певного показника чисельності працюючих. Почнемо в порядку, заданому Інструкцією 286.

Визначаємо облікову кількість штатних працівників

Перш ніж ми перейдемо до визначення порядку розрахунку першого показника чисельності працюю­чих, зробимо одне, на мій погляд, необхідне в цьому випадку, пояснення. Будь-які показники, у тому числі й показники чисельності працюючих, можна поділити на абсолютні (ті, що показують ту або іншу чисельність працюючих на певний момент часу (дату)) і відносні (ті, що показують ту або іншу середню чисельність працюючих за певний період часу (місяць, квартал, рік і т.д.)). Відносні показники повинні розраховуватися на базі абсолютних показників.

Отож, облікова кількість штатних працівників (далі — ОКШП) є абсолютним показником і визначається:

… на певну дату звітного періоду, наприклад, на перше або останнє число місяця, включаючи прийнятих працівників і виключаючи тих, які вибули в цей день.

Якщо підприємство на дату, вказану у формі державного статистичного спостереження, з будь-яких причин не працювало (вихідний або святковий день, з природних, технічних та економічних причин), облікова кількість працівників відображається за станом на останній день роботи, що передував цій даті.

А тепер відповідь на головне питання, хто з працівників підприємства і яким чином враховується при визначенні ОКШП. Відповідно до Інструкції 286 до ОКШП включаються:

... усі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо, крім доходу, вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві.

Інструкція 286 дає більш детальне роз’яснення щодо того, якого працівника можна включати до розрахунку ОКШП, а якого ні. Оскільки ця інформація досить об’ємна, ми вирішили її не наводити в статті, щоб не відволікатися від самого порядку здійснення розрахунку, і навели її в розділі «Довідник» (див. с. 47).

Далі відступимо від послідовності, заданої в Інструкції 286, і розглянемо порядок визначення загальної кількості працівників УКП, оскільки причина для цього є і вона, на мій погляд, значима.

В Інструкції 286 сказано, що при розрахунку УКП крім штатних працівників до розрахунку включаються зовнішні сумісники і працюючі за цивільно-правовими договорами. Що стосується останніх, то щодо них ніяких питань не виникає, а от щодо зовнішніх сумісників питання в бухгалтерів, як правило, виникають. Спочатку необхідно розібратися в тому, що таке штатний працівник. Це працівник, прийнятий на роботу на штатну посаду, або це працівник, трудова книжка якого знаходиться на цьому підприємстві (далі — основне місце роботи)? Наприклад, у штатному розкладі підприємства №1 є посада, по якій визначено 0,5 штатної одиниці. Працівник, прийнятий на роботу на цю посаду на підприємство №1, працює ще на одному підприємстві (№2), що є для нього основним місцем роботи, тобто трудова книжка цього працівника знаходиться на підприємстві №2. Отже, він є зовнішнім сумісником для підприємства №1 і в той же час його штатним працівником. Для того щоб не припуститися помилки і при визначенні УКП не врахувати такого працівника двічі (спочатку як штатного працівника, а потім як зовнішнього сумісника), необхідно виходити з того, що штатним такий працівник не вважається. Цей висновок напрошується з порядку визначення середньооблікової кількості штатних працівників, що відповідно до Інструкції 286 визначається виходячи з того:

... що зайнятий працівник враховується тільки один раз (за місцем основної роботи), незалежно від терміну трудового договору та тривалості робочого часу.

Визначаємо середню кількість працівників

Зроблений вище висновок принципово важливий, оскільки середня кількість працівників (далі — СКП) відповідно до вимог Інструкції 286 визначена як сума таких показників:

1) середньооблікової кількості штатних працівників (далі — СКШП);

2) середньої кількості зовнішніх сумісників (далі — СКЗС);

3) середньої кількості працюючих за цивільно-правовими договорами (далі — СКПЦПД).

Як бачимо, між штатними працівниками і зовнішніми сумісниками здійснено розподіл, отже, дуже важливо чітко розуміти, який працівник є штатним, а який зовнішнім сумісником. От чому зроблені нами вище висновки так важливі.

Якщо виразити порядок визначення СКП у вигляді формули, то одержимо:

СКП = СКШП + СКЗС + СКПЦПД.

А тепер розглянемо визначення кожного доданка зазначеної формули окремо. Всі зазначені у формулі доданки (так само, як і СКП) визначаються за такі періоди часу:

1) місяць;

2) квартал;

3) за період з початку року;

4) рік.

Відповідно до Інструкції 286:

Середньооблікова кількість штатних працівників розраховується на підставі щоденних даних про облікову кількість штатних працівників ...

Середньооблікова кількість штатних працівників за місяць обчислюється шляхом підсумовування кількості штатних працівників облікового складу за кожний календарний день звітного місяця, тобто з 1 по 30 або 31 число (для лютого - по 28 або 29), включаючи вихідні, святкові та неробочі дні, і ділення одержаної суми на число календарних днів звітного місяця.

Як визначається ОКШП, ми розглянули вище. Визначивши ОКШП за кожний день місяця, у тому числі за вихідні та святкові дні², склавши отримані результати і розділивши підсумок на кількість днів місяця, ми й одержимо СКШП.

¹ Незалежно від форми власності та виду діяльності.

² ОКШП за кожний вихідний або святковий день (незалежно від того, скільки їх послідовно йде день за днем) береться рівним ОКШП, визначеній в останній робочий день, що передує вихідним або святам. Тобто ОКШП за суботу і неділю дорівнює ОКШП, визначеній в попередню їм п’ятницю.