Працівник у відпустці. Хто працює за нього?

Потрібна згода працівника

Одразу наголосимо, що право власника розширити коло обов’язків працівника обмежене, як зазначає Мінпраці в листі від 08.08.2005 р. №06-2/196. Згідно зі ст. 31 КЗпП «власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором». Розширити коло обов’язків можна лише двома способами: або отримати згоду працівника (частина перша ст. 33 КЗпП), або (за наявності підстав) використати порядок, встановлений частиною третьою ст. 32 КЗпП, тобто про зміну істотних умов праці працівник має бути повідомлений не пізніше, ніж за два місяці. Якщо ж працівник у цьому випадку не дасть згоди на виконання додаткових обов’язків (суміщення професій або посад), трудовий договір з ним може бути припинений на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП.

Згода працівника підтверджується його підписом на наказі (розпорядженні) про доручення йому виконувати додаткові обов’язки.

Тимчасове замісництво

Виконання службових обо­в’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, вважається тимчасовим замісництвом. На період замісництва працівник звільняється від виконання обов’язків, передбачених трудовим договором за його основним місцем праці.

На сьогодні ще чинне Роз’яснення №30/39, про що зазначено в листі Мінпраці від 20.01.2005 р. №18-231. В абзаці 1 п. 1 Роз’яснення №30/39 вказано, що «тимчасовим замісництвом вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю». Такому заміснику, якщо керуватись абзацом 2 п. 1 Роз’яснення №30/39, виплачується доплата у розмірі різниці між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує (без персональної надбавки).

Термін «надбавки та доплати» міститься в Методичних рекомендаціях щодо оплати праці працівників малих підприємств, ухвалених наказом Мінпраці від 13.08.2004 р. №186: «Надбавки та доплати — законодавчо гарантовані або нормативно обумовлені додаткові виплати працівникам, які пов’язані з особ­ливостями та умовами праці, а також особистими якостями працівників». Цілком логічно, що при розрахунку доплати за тимчасове замісництво не слід враховувати надбавки, на які має право тимчасово відсутній працівник, такі, приміром, як за: високу професійну майстерність, високі досягнення у праці, науковий ступінь, знання та використання в роботі іноземної мови. Відповідно до ст. 15 Закону про оплату праці, підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників шляхом встановлення у колективному договорі форм і систем оплати праці, схем посадових окладів, умов запровадження та розмірів надбавок і доплат. Отже, крім рекомендованих окремими нормативними актами умов встановлення та розмірів доплат і надбавок, підприємства можуть застосовувати інші, специфічні для умов їх діяльності, і визначати свої розміри як рекомендованих, так і інших доплат та надбавок. Виходячи з цього, порядок розрахунку різниці в окладах, тобто розмір доплати за тимчасове замісництво також може встановлюватись у колективному договорі.

Тимчасове виконання обо­в’язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по підприємству (абзац 2 п. 1 Роз’яснення №30/39) за наявності його згоди (частина перша ст. 33 КЗпП). Виконуючим обов’язки можна призначити лише за посадою, яку вже зайнято, а відповідного працівника, який обіймає цю посаду, тимчасово немає. Призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається, крім як за посадою, призначення на яку здійснюється вищим органом управління (п. 2 Роз’яснення №30/39).

Тимчасове замісництво є окремим випадком виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника і, як правило, застосовується у разі потреби заміщення працівника, який обіймає вищу посаду, тобто йдеться про заміщення керівників усіх рівнів. Цей спосіб є свого роду перевіркою на практиці потенційних можливостей працівників.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних трудових обов’язків — це заміна працівника, відсутнього через відпустку, тимчасову непрацездатність, відрядження та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце праці та посада. Вибір працівника, на якого буде покладено додаткові функції з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, проводиться з урахуванням його реальної можливості виконувати ці обов’язки, тобто слід враховувати наявну професійну підготовку та зайнятість при виконанні власної роботи.

Згідно з частиною першою ст. 105 КЗпП «працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника». Розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника підприємство встановлює у колективному договорі (частина друга ст. 105 КЗпП), з дотриманням норм і гарантій, передбачених генеральною, галузевими (регіональними) угодами (частина друга ст. 97 КЗпП, частина перша ст. 15 Закону про оплату праці). До укладення нової (на 2006 — 2009 роки угода існує лише у проекті) діє Генеральна угода на 2004 — 2005 роки від 19.04.2004 р. (розділ І Генеральної угоди). У додатку 3 до Генеральної угоди визначено, що доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється до 100% тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника. Тому, як зазначається в абзаці 5 ч. 2 листа Мінпраці від 02.12.2005 р. №9942/0/14-05/018-17, доплата може встановлюватись і в розмірі 100% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника. Безпосередній розмір доплати (тобто він може бути меншим) встановлюється в наказі по підприємству про доручення працівникові виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Ще одним варіантом заміни тимчасово відсутнього працівника може бути розподіл його обов’язків поміж кількома працівниками з відповідною доплатою кожному з них пропорційно до обсягу виконуваної роботи.

Якщо ж власними силами обов’язки тимчасово відсутніх виконати не вдається, — доведеться приймати на роботу нових працівників. Згідно з п. 1 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 24.09.74 р. №311-ІХ «Про умови праці тимчасових робітників і службовців», працівники, прийняті на роботу на строк до чотирьох місяців для заміщення тимчасово відсутніх працівників, за якими зберігається їхнє місце праці (посада), вважаються тимчасовими. Про це їх має бути попереджено при укладенні трудового договору. У наказі (розпорядженні) про прий­няття на роботу зазначається, що цей працівник приймається на тимчасову роботу, або зазначається строк його роботи.

Суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт

Трапляються випадки, коли працівнику доводиться доручати виконання додаткових обов’язків у зв’язку з появою вакантної посади: або через звільнення працівника, або через введення до штатного розпису нової посади. Виконання додаткових обов’язків можливе двома способами:

1) суміщення професій (посад) — виконання додаткового обсягу робіт за кількома спеціальностями або на кількох посадах, передбачених штатним розписом;

2) розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) — виконання працівником додаткового обсягу робіт за однією й тією ж професією або посадою.

В обох випадках покладення на працівника додаткових обов’язків оформляється шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) керівника підприємства із зазначенням розміру доплати. Знову ж таки при зміні істотних умов праці, а саме: введення суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) слід враховувати таке. Як зазначає Мінпраці в листі від 08.08.2005 р. №06-2/196: «Право власника розширити коло обов’язків працівника обмежене. Для цього існує лише два варіанти:

1) або отримати згоду працівника;

2) або (за наявності підстав) використовувати порядок, вста­новлений частиною третьою статті 32 КЗпП».

Мінпраці в останньому абзаці листа від 02.12.2005 р. №9942/0/14-05/018-17 наголошує, що в частині щодо визначення поняття суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування і збільшення обсягу робіт, а також необхідності видання наказу про доручення працівникові додаткових обов’язків зберігають чинність положення Постанови №1145. У пункті 2 Постанови №1145 обумовлюється, що суміщення професій (посад) допускається зі згоди працівника протягом встановленої законодавством тривалості робочого часу, якщо це економічно доцільно і не призводить до погіршення якості виконуваної роботи. Згідно з п. 4 Постанови №1145 угода про суміщення професій (посад) може укладатись на певний строк або без зазначення строку.

На підставі частини першої ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують поряд зі своєю основ­ною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) провадиться доплата за суміщення професій (посад). Окрім того, в частині другій ст. 97 КЗпП вказано, що умови запровадження та розміри доплат встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. Згідно з додатком 3 до Генеральної угоди, доплати працівнику за суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт не обмежуються максимальними розмірами і визначаються наявністю економії за тарифними ставками і окладами, які могли б виплачуватись за умови дотримання нормативної чисельності працівників. Тому підприємство в кожному конкретному випадку встановлює довільний розмір доплати працівнику з урахуванням положень колективного договору, про що зазначається в наказі (розпорядженні) керівника.

Бухгалтерський і податковий облік доплат працівникам

Відповідно до ст. 2 Закону про оплату праці, фонд оплати праці складається з основної та додаткової заробітної плати. Додаткова заробітна плата — це винагорода за працю понад установлені норми і за особливі умови праці. До складу фонду додаткової заробітної плати входять надбавки та доплати до тарифних ставок (окладів, посадових окладів) у розмірах, передбачених чинним законодавством: за суміщення професій (посад); розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт; виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника; інші надбавки та доплати, передбачені чинним законодавством (пп. 2.2.1 Інструкції №5). Отже, доплати працівникам включаються до витрат на оплату праці і, відповідно, є об’єктом для обкладення податком з доходів і нарахування страхових внесків.

На підставі пп. 5.6.1 Закону про прибуток «до складу валових витрат платника податку відносяться витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку (далі — працівники), які включають витрати на виплату основної та додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат виходячи з тарифних ставок, <…> будь-які інші виплати в грошовій або натуральній формі, встановлені за домовленістю сторін».

Таким чином, підприємство має право включити до складу валових витрат усі види доплат працівникам за виконання додаткових обов’язків.

Приклад У період з 01.08.2006 р. по 14.08.2006 р. на підприємстві був тимчасово відсутній працівник адміністративного відділу — юрист (причина відсутності — використано частину основної щорічної відпустки).

Наказом по підприємству додаткові функції з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника було покладено на працівника адміністративного відділу —консультанта (без звільнення від основної роботи), із встановленням йому доплати у розмірі 90% окладу відсутнього юриста. На підприємстві встановлено

5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями. Враховуємо, що на серпень 2006 р. припадає 22 робочі дні, а на період відсутності юриста — 10 робочих днів. Оклад юриста за місяць становить 1320,00 грн.

Розрахуємо розмір доплати: 1320,00 : 22 дн. х 10 дн. х 90% = 540,00 грн.

За даними прикладу розгляньмо у таблиці 1 бухгалтерський та податковий облік доплати консультанту за виконання обов’язків тимчасово відсутнього юриста.

Директор (керівник) іде у відпустку

При тимчасовій відсутності (через відпустку, хворобу та з інших причин) директора (керівника), тобто першої особи, наказом по підприємству або протоколом зборів засновників виконання обов’язків директора покладається на іншу особу.

Крім того, для підтвердження повноважень провадження господарської та фінансової діяльності підприємства цьому працівнику директором або зборами засновників видається довіреність на здійснення управлінських функцій. Відповідно до ст. 246 Цивільного кодексу України довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріп­люється печаткою цієї юридичної особи. При цьому, згідно зі ст. 1003 Цивільного кодексу, у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити повіреному, а в цьому випадку — виконуючому обов’язки директора.

Якщо у картці зі зразками підписів і відбитка печатки у банку оформлено як перший або єдиний підпис директора, то для в.о. директора також слід передбачити право розпорядження рахунком і підписування розрахункових документів. Згідно з п. 18.15 Інструкції №492 «у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки першого керівника або головного бухгалтера подається нова тимчасова картка тільки із зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки першого керівника чи головного бухгалтера». При цьому слід враховувати п. 18.4 Інструкції №492: «право першого підпису не може бути надано головному бухгалтеру та іншим особам, які мають право другого підпису».

Органи ДПС про в.о. директора повідомляти немає потреби, оскільки згідно з п. 7.9 Інструкції №80 (в редакції наказу ДПАУ від 08.08.2005 р. №317) «відомості про відповідальних за податковий облік юридичної особи чи відокремленого підрозділу — керівника та головного бухгалтера <…> вносяться, актуалізуються чи змінюються органом державної податкової служби в Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі даних про таких осіб, що вказуються платником податків у податкових деклараціях, розрахунках, звітах тощо».

Як правило, за відсутності директора (керівника) застосовується спосіб тимчасового замісництва. Працівник, призначений в.о. директора, звільняється від виконання своїх основних трудових обов’язків. Йому, крім основного окладу, виплачується доплата в розмірі різниці між його фактичним окладом і посадовим окладом директора (без персональної надбавки).

У відпустку йде головний бухгалтер

На період відпустки (або відсутності з інших причин) головного бухгалтера наказом по підприємству призначається особа, на яку покладається ведення бухгалтерського і податкового обліку та звітності.

Якщо підпис головного бухгалтера оформлено у картці зі зразками підписів і відбитка печатки в банку, слід внести відповідні зміни, врахувавши вищенаведений п. 18.15, а також п. 18.4 Інструкції №492: «Право другого підпису не може бути надано особам, які користуються правом першого підпису».

Виконуючий обов’язки головного бухгалтера підписуватиме первинні та інші документи, податкові декларації, розрахунки, звіти. Податковим органам згідно з наведеним вище п. 7.9 Інструкції №80 жодного документа, що підтверджує повноваження особи, тимчасово відповідальної за ведення податкового обліку і складання звітності, подавати не потрібно.

На час відсутності головного бухгалтера наказом про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника додаткові функції покладаються на іншу особу, приміром, бухгалтера. Вважаємо, що зайнятість при виконанні власної роботи бухгалтера дозволяє тимчасово розширити його коло обов’язків, тому він не звільняється від роботи, передбаченої його посадою. При цьому бухгалтеру встановлюється доплата в розмірі до 100% окладу тимчасово відсутнього працівника — головного бухгалтера.

У відпустці — один з охоронців

У відпустку йде охоронець, який працює за спеціально встановленим графіком змінності (для забезпечення цілодобової охорони підприємства) на умовах підсумованого обліку робочого часу. При цьому виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника наказом покладається на іншого працівника або розподіляється пропорційно поміж рештою охоронців. У другому випадку слід передбачити встановлення дещо іншого графіка змінності — такого, щоб було забезпечено безперервний цикл охорони підприємства. Працівнику (або кільком) призначається доплата за додаткові обов’язки в розмірі до 100% окладу відсутнього працівника (або пропорційно розподілена між працівниками) відповідно до кількості відпрацьованих годин. Крім того, усі години, відпрацьовані охоронцями понад установлену на місяць норму тривалості робочого часу, повинні бути оплачені як надурочні.

¹ Див. «ДК» №09/2005.

Нормативна база

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».

Закон про прибуток — Закон України від 28.12.94 р. №334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств».

Роз’яснення №30/39 — Роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 р. №30/39 «Про порядок оплати тимчасового замісництва».

Постанова №1145 — Постанова Ради Міністрів СРСР від 04.12.81 р. №1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)».

Генеральна угода — Генеральна угода між Кабінетом Міністрів України, всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців і підприємців та всеукраїнськими профспілками і профоб’єднаннями на 2004 — 2005 роки від 19.04.2004 р.

Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.

Інструкція №80 — Інструкція про порядок обліку платників податків, затверджена наказом ДПАУ від 19.02.98 р. №80.

Інструкція №492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління Національного банку України від 12.11. 2003 р. №492.

Таблиця 1