Обов'язковість та строки подання авансового звіту

З погляду чинного фіскального законодавства, підходи до оформлення результатів службових поїздок суттєво лібералізовані, однак вони містять низку прихованих ризиків для роботодавця.

По-перше, щодо обов'язковості складання Звіту про використання коштів (так званого авансового звіту). Відповідно до норм пп. 170.9.4 ПКУ, подання цього документа є суворо обов'язковим лише у двох специфічних випадках:

• якщо у відрядженої особи виникає оподатковуваний дохід (його визначення регулюється пп. 170.9.1 ПКУ) і бухгалтерії необхідно розрахувати суму податку на доходи фізичних осіб (ПДФО);
• якщо працівник використовував готівкові кошти в сумі, що перевищує встановлені межі неоподатковуваних добових витрат.

У вашій ситуації, коли розрахунки проводилися виключно в безготівковій формі через корпоративний платіжний інструмент, а перевищень чи нецільового використання не зафіксовано, база для оподаткування відсутня. Відповідно, прямого законодавчого обов’язку формувати та подавати авансовий звіт немає. Проте, як експерт, я наполегливо рекомендую врегулювати цей аспект у внутрішньому Положенні про відрядження. Збереження вимоги щодо подання звіту (навіть у спрощеній формі) за всіма без винятку поїздками гарантує порядок у бухгалтерському обліку, полегшує контроль за витратами та мінімізує будь-які претензії з боку контролюючих органів під час перевірок.

По-друге, відсутність обов'язку подавати сам бланк звіту жодним чином не звільняє працівника від необхідності передати до бухгалтерії первинну документацію. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, підзвітна особа повинна надати всі оригінали документів, що засвідчують факт витрачання коштів: транспортні квитки, рахунки з готелів, банківські виписки або відомості про рух коштів за рахунком, до якого емітована картка.

По-третє, щодо ситуації з електронним квитком без квитанції про оплату. Це класична пастка, на яку часто звертають увагу податківці у своїх роз'ясненнях. Наявність лише електронного квитка та посадкового талона підтверджує факт поїздки, але не підтверджує факт понесення витрат саме цим працівником або за рахунок підприємства. Позиція ДПС є однозначною: якщо роботодавець компенсує вартість такого квитка без наявності розрахункового документа (чека, банківської квитанції тощо), ця сума кваліфікується як додаткове благо працівника. Отже, вона підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% та військовим збором. Бухгалтерія має право вимагати виключно оригінали розрахункових документів.

Нарешті, щодо строків звітування. Порядок визначений пп. 170.9.3 ПКУ. За загальним правилом, працівник має відзвітувати (надати підтвердні документи та, за потреби, звіт) до кінця місяця, що настає за місяцем завершення відрядження. Однак закон передбачає пільговий період для безготівкових розрахунків: якщо транзакція за карткою була списана надавачем платіжних послуг пізніше за дату фактичного завершення поїздки, цей строк автоматично подовжується ще на один календарний місяць. Незважаючи на це, підприємство має повне право встановити у своїх локальних актах більш жорсткі, коротші строки для здачі документів, щоб уникнути накопичення непідтверджених витрат.

Висновки

• Застосування корпоративної картки без перевищення лімітів добових та без виникнення оподатковуваного доходу звільняє працівника від законодавчого обов'язку складати формальний авансовий звіт, проте роботодавець може закріпити таку вимогу внутрішніми правилами для мінімізації облікових ризиків;
• Незалежно від факту складання звіту, працівник зобов'язаний надати оригінали підтвердних документів (рахунки, квитки, виписки); відшкодування вартості квитка без документа про оплату призведе до визнання цих коштів додатковим благом з утриманням 18% ПДФО;
• Граничний строк подання документів за відрядженням становить один місяць після закінчення місяця, у якому поїздка завершилася, з можливістю пролонгації ще на місяць у разі затримки банківського списання коштів за карткою.

Читайте також: Відрядження працівника у 2026: від наказу до звіту