Чи можуть добові перевищувати щоденну зарплату?

Визначення поняття "службове відрядження" міститься в п. 1 Інструкції №59. 

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади (поїздка державного службовця - за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів (далі - підприємство), на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Отже, положення Інструкції №59 поширюються тільки на органи державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Для них ще діє постанова Кабміну "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" від 02.02.2011 р. №98. Відповідно до п. 6 цієї постанови строк відрядження працівників, які направляються для виконання у межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строк будівництва об'єктів.

Для них норми згаданої Інструкції є обов’язковими для виконання, але вона може бути застосована в разі направлення у відрядження працівників підприємств усіх форм власності, якщо така норма прописана в колективному договорі або якщо це затверджено наказом керівника підприємства. В іншому випадку на підприємствах недержавної форми власності слід затвердити положення про відрядження, в якому вказати основні засади щодо порядку направлення працівників у відрядження, його оформлення, визначення строків, оплати, відшкодування та звітування за результатами відрядження. Таке положення може бути додатком до колективного договору, оскільки відрядження пов’язане з виконанням трудових обов’язків, режимом та умовами праці й особливостями її оплати.

Зокрема, у положенні про відрядження варто встановити правила щодо максимального строку відрядження та встановити розмір добових.

Перед відправленням працівника у відрядження його слід ознайомити з наказом про відрядження та службовим завданням, а також з нормами та правилами, яких слід дотримуватись під час службового відрядження. Також слід повідомити працівника про ті документи, які він має надати після повернення з відрядження (щодо термінів звітування та повернення невикористаних у відрядженні коштів, щодо відповідальності за недотримання встановлених вимог щодо відрядження тощо).

Для направлення працівника у відрядження по Україні на підприємстві оформлюються документи, зокрема:

• завдання на відрядження (на розсуд підприємства);
• розпорядження/наказ про відрядження (має бути обов'язково);
• довідку-розрахунок на виданий аванс на відрядження працівника (на розсуд підприємства).

У розпорядженні/наказі керівника підприємства зазначаються:

• прізвище відрядженого працівника, його посада (професія);
• пункт призначення відрядження (населений пункт);
• назва підприємства, установи, організації, куди відряджено працівника;
• строк відрядження;
• мета відрядження;
• порядок відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням;
• інші суттєві умови (зокрема, наказом можуть встановлюватися маршрут руху, обмеження витрат тощо).

Отже, недержавне підприємство самостійно встановлює максимальний строк відрядження – у колективному договорі, положенні про відрядження, наказі про відрядження тощо. Загальним законодавством (зокрема, КЗпП) такий строк не встановлено. Отже, в даному випадку працівника можна скерувати у відрядження строком на три місяці.

Працівники мають також право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями (ст. 121 КЗпП). Відповідно до частини другої ст. 121 КЗпП в порядку і розмірах, встановлених законодавством, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються:

• добові за час перебування у відрядженні (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб фізособи);
• вартість проїзду до місця призначення й назад;
• витрати для найму житлового приміщення.

Перелік конкретних  витрат на відрядження, які компенсуються (відшкодовуються) працівникові, та умови, за яких вони здійснюються, доцільно прописати в положенні про відрядження. При цьому слід орієнтуватися на перелік витрат, який наведений у пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ.

Відповідно до пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ до оподатковуваного доходу відрядженого працівника не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожний календарний день такого відрядження (у 2017 р. це 320 грн). Це неоподатковуваний розмір добових.

Підприємство – роботодавець може встановити добові у більшому розмірі, ніж вищезазначена неоподатковувана сума (у 2017 році – більше, ніж 320 грн). Сума перевищення таких добових над розміром, встановленим у пп. 170.9.1 ПКУ, буде оподатковуватись ПДФО як сума надміру витрачених підзвітних коштів.

Розмір добових не залежить від заробітної плати, тож вони можуть бути більшими або меншими від суми зарплати, що припадає на один робочий день.