Облік документально непідтвердженої заборгованості зі зарплати

Запитання: З рахунку підприємства державним виконавцем утримано зарплату, заборговану працівникові, та грошову компенсацію за моральну шкоду. Заборгована зарплата не підтверджена документами. Керівництво того періоду втекло разом з усією документацією. Як обліковувати цю операцію і чи потрібно нараховувати податки? Як відобразити заборговану зарплату, за якою немає бухгалтерського підтвердження? Запит до ДФС про надання персоніфікації направили

Відповідь:

Щодо заборгованості із зарплати

Підприємству слід діяти в залежності від того, як (і чи) були своєчасно відображені операції з нарахування зарплати в бухгалтерському та податковому обліку.

Саме застосування терміну «заборгованість» говорить про факт визнання підприємством зобов’язання за виплатою такої зарплати (тобто, її нарахування, але невиплати). Цей факт за відсутності первинних документів, бухгалтерських регістрів, журналів, Головної книги можна встановити за поданою раніше підприємством звітністю.

Зокрема, суми нарахованих працівникам виплат повинні були відображатися в:

• звітах про ЄСВ, за тими доходами, на які нараховувалося ЄСВ. Види таких доходів зазначені в ст. 7 Закону про ЄСВ, до них, зокрема, належить нарахована працівникам зарплата;
• в податкових розрахунках за формою №1ДФ, де підприємство, як податковий агент, було зобов’язане відображати усі суми нарахованої в певних кварталах зарплати та, щоправда, загальною сумою за певний квартал, але все ж таки персоніфіковано.

Звісно, за такою звітністю переконатися в цих фактах буде дуже важко. Але, як роз’яснюють податківці, суб’єкт господарювання може отримати (завірити) копію звітності, що була раніше подана до органу доходів і зборів, у випадку її втрати. 

Адже кожна особа має право доступу до інформації про неї, яка збирається та зберігається. Розпорядники інформації, які володіють інформацією про особу, зобов’язані, зокрема, надавати її безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених Законом України від 13 січня 2011 року №2939-VІ «Про доступ до публічної інформації». На нашу думку, те саме стосується і випадків подання звітності до інших органів, крім органів ДФС (зокрема, Фондів соцстрахування, управління статистики тощо). 

Якщо зарплата тільки не виплачувалася, але своєчасно нараховувалася і оподатковувалася та відображалася належним порядком у звітності, перед підприємством стоїть завдання лише відновити первинні документи про таке нарахування і оподаткування.

Підставою для відображення в бухобліку даних з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, яка, своєю чергою, формується згідно з табелем обліку використання робочого часу.

ДФСУ в листі від 27.01.2016 р. №859/З/99-99-19-02-02-15 зауважила, що відповідно до п. 1 ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"  підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88. Відповідно до п. 6.10 Положення, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Вимога щодо підтвердження даних, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань первинними документами, регістрами бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, міститься у положенні п. 44.1 ПКУ. Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Таким чином, підприємству потрібно буде в зазначений вище строк скласти розрахункові відомості про зарплату, яка була відображена у поданій звітності, і відповідно до них, скласти табелі обліку використання робочого часу, принаймні, в тій частині, що стосується відпрацьованого працівниками часу, за який було нараховано зарплату, а також стосовно періодів відпусток або тимчасової втрати працездатності, якщо вони були зазначені в Звіті про ЄСВ. Оскільки працівники, які мали складати ці документи, наразі на підприємстві не працюють, скласти та підписати ці первинні документі повинні будуть посадові особи, які зараз відповідають за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Звісно, про це варто видати наказ по підприємству, щоб потім мати можливість пояснити чому, коли і ким ці первинні документи відновлювалися.