При переході на електронні документи з електронним цифровим підписом не слід забувати про їх паперову форму

Щодо першого питання — чи можна акти виконаних робіт, видаткові накладні та довіреності виписувати виключно в електронному вигляді за наявності в обох сторін ЕЦП, то відзначимо наступне.

Якщо обидві сторони договірних відносин мають ЕЦП та складають договір та інші документи на його виконання в електронному вигляді, це означає лише одне: дана господарська операція з даним контрагентом оформлена з дотримання вимог чинного законодавства України щодо електронного документообігу та ЕЦП.

При цьому, кожна сторона з договірних відносин має також й інших контрагентів, які можуть не мати ЕЦП, тому первинні документи з ними (окрім податкової накладної) можуть оформлюватись у паперовій формі.

Таким чином, на нашу думку, якщо підприємство має контрагентів з електронним та паперовим документообігом, складати первинні документи виключно в електронній формі ми не рекомендуємо. При цьому, підприємство самостійно вирішує, чи може воно вести облік окремо з контрагентами у паперовій та окремо з контрагентами в електронній формі.

При цьому, у будь-якому разі, слід розуміти, що при перевірці, керуючись ст. 85 ПКУ, розділяють електронну та іншу документальну (паперову) перевірки. На сьогодні не передбачено "змішаних”"перевірок.

Щодо скан-копій, то при переході на електронний документообіг робота з паперовими контрагентами може тривати значний час — врятувати зберігання документів можуть скан-копії, які зберігаються у програмному забезпеченні підприємства, яке відмовляється від паперового документообігу. Це лише як пропозиція зберегти електронний вигляд документів, які оформлюються в паперовій формі. Такі скан-копії можуть використовуватись як звичайні копії паперових документів із засвідченням підпису та печатки (за її наявності).

Під час податкових перевірок платники податків надають документи або в електронному вигляді (для електронних перевірок), або паперові оригінали первинних документів.