Запитання: Чи достатньо для підтвердження витрат на зарплату надати перевіряльникам зведену відомість за формою №П-7, а також відомість про нарахування зарплати за кожним працівником, в якій вказано вид нарахування, всі утримання, суму виплаченого авансу? Чи обов`язковим є роздрукування відомості за формою №П-6? Чи мають бути відомості на виплату завірені завірені штампом банку, підписами директора та головного бухгалтера, якщо зарплата перераховується на платіжні банківські картки через «Клієнт-банк»?
Відповідь:
Первинні документи
Відповідно до пп. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Згідно з ст. 9 Закону №996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.
Первинним документом для фіксування госпоперації з нарахування заробітної плати є форми №П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та №П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)», а для фіксування госпоперації з виплати заробітної плати у готівковій формі — платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість) ВКО, а для виплати зарплати на картки працівникам – відомість виплату заробітної плати використанням платіжних карток та виписка банку. Вони є підставою для бухобліку відповідних операцій — нарахування та виплати заробітної плати.
Фактично це означає, що розрахункові відомості доцільно складати окремо на кожного працівника, хоч якими б зручними не були зведені відомості на групу працівників. Про необхідність складання відомостей про нарахування зарплати за типовими формами ми нагадували, зокрема, тут.
Відомість про виплату заробітної плати із використанням платіжних карток
Згідно з п. 3.9 Інструкції №22 банк приймає від платника платіжні доручення або інші розрахункові документи на перерахування заробітної плати на рахунки працівників підприємств, що відкриті в банках.
На підставі підписаного між підприємством і банком договору про обслуговування зарплатного проекту підприємство у встановленому програмному забезпеченні формує платіжну відомість.
Типова форма такої відомості не передбачена в законодавчих актах, тому установи банку самостійно розробляють їх для своїх клієнтів.
На підставі складеної платіжної відомості відповідальний працівник банку перевіряє наявність коштів на рахунку для зарахування заробітної плати, сплату ПДФО, ЄСВ, і військового збору. Після такої перевірки кошти перераховують на поточні рахунки працівників.
На вимогу підприємства відповідальний працівник банку на платіжній відомості ставить відмітку (штамп банку з підписом)*. Такий документ є підтвердженням зарахування зарплати на поточні рахунки працівників.
Для підприємства доказом, що кошти дійсно прийшли на відповідні поточні рахунки працівників, є виписка банку із даними про перерахування коштів та така відомість із позначкою банку, оскільки вона розшифровує, кому саме були перераховані кошти та їх суму, тобто, по суті, є первинним документом, який підтверджує виплату коштів (зарплати тощо) конкретним працівникам.
Документи для перевірки
Згідно з пп. 20.1.6 ПКУ контролюючі органи мають право запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи.
Водночас зазначаємо, що п. 85.2 статті 85 Кодексу визначено, що платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Згідно із роз’ясненням у ресурсі «ЗІР» (категорія 136.07)** та листом ДФС від 03.12.2015 р. №25881/6/99-99-22-04-02-15 контролюючий орган має право вимагати під час перевірки від платника податків усі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки.
Таким чином, окрім, вищенаведених первинних документів із нарахування та виплати заробітної плати, контролюючі органи можуть попросити, зокрема, табель обліку робочого часу, укладені трудові договори, накази про прийняття на роботу, про відрядження, про відпустки, звільнення, про преміювання, інші документи, які впливають на визначення заробітної плати працівників.
Необхідність друку електронних форм первинних документів
Зауважимо, що в разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону №996).
Податкові органи можуть скористуватися таким правом згідно з:
- п. 85.8 ПКУ: посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених цим Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності);
- п. 85.4 ПКУ: при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
_____________________________
* Згідно з п. 2.14 Інструкції №22 банк платника на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів і на реєстрах обов'язково заповнює реквізити "Дата надходження" і "Дата виконання", а банк стягувача - "Дата надходження в банк стягувача" (якщо ці реквізити передбачені формою документа), засвідчуючи їх підписом відповідального виконавця та відбитком штампа банку. Крім того, на документах, прийнятих банком після закінчення операційного часу, ставиться штамп "Вечірня".
** Запитання: «Які документи мають право перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок (у тому числі сертифікати відповідності, ліцензії, дозвільні документи)?».