Рішення про ліквідацію первинних документів оформляється «Актом на знищення документації»

В соответствии с п.44.1 НКУ, для целей налогообложения все налогоплательщики, независимо от выбранной ими системы налогообложения, обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. При этом налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными в этом пункте.

Идем далее, в соответствии с п.44.3 НКУ, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в пункте 44.1 этой статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого, возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления - с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности. Кроме того, в случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные в пункте 44.1 этой статьи, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Так же напомним, что за нарушение установленных законодательством сроков хранения документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы статья 121 НКУ предполагает штраф в размере от 510 до 1020 грн. 

Учитывая вышеизложенное можно сделать вывод, что хозяйствующий субъект должен хранить первичные документы и отчетность в течение не менее 1095 дней. По истечении этого периода хозяйствующий субъект сам определяется с тем, как ему поступить с этими документами. Как правило, в таких случаях, руководством предприятия создается компетентная комиссия, которая принимает решение о ликвидации таких документов. Это решение оформляется «Актом на уничтожение документации», который составляется в произвольной форме. В нем приводят краткий перечень документов подлежащих ликвидации, а подписывают его все члены комиссии. Документация уничтожается любым удобным способом, ограничений здесь нет.