Оформлення послуг спецтехніки та списання палива у 2025 році

Первинний документ для обліку роботи та списання пального

Оскільки типові форми первинних документів для обліку роботи будівельних машин та механізмів (форми №ЕБМ-2, №ЕБМ-3 тощо), затверджені Наказом Мінстату від 13.06.1997 р. №149, втратили чинність 22.10.2021 р., підприємства повинні розробляти власні форми.  Про це ми писали тут та тут.

Такий документ є основним для списання пального та підтвердження обсягу виконаних робіт. При його розробці можна взяти за основу скасовані форми, наприклад, «Рапорт про роботу будівельної машини (механізму)» (колишня форма №ЕБМ-3) або «Подорожній лист будівельної машини» (колишня форма №ЕБМ-2).

Ключові реквізити, які має містити такий документ:

• Назва документа, дата та номер;
• Назва підприємства, від імені якого складено документ;
• Марка та державний номер спецтехніки;
• ПІБ та підпис оператора (машиніста);
• ПІБ та підпис відповідальної особи (механіка, виконроба);
• Дата та час початку і закінчення роботи;
• Показники лічильника мотогодин на початок та кінець зміни.

Блок для обліку пального:

• Залишок пального в баку на початок зміни;
• Кількість отриманого пального (заправка);
• Залишок пального в баку на кінець зміни;
• Фактично витрачене пальне (розраховується);
• Витрати пального за затвердженою нормою.

Економія або перевитрата

Опис виконаних робіт та їх обсяг (наприклад, "Копання траншеї - 5 годин", "Робота гідромолотом - 3 години"). Підпис замовника (якщо техніка працює на об'єкті замовника), що підтверджує обсяг відпрацьованого часу.

Цей документ складається технічними службами (виконробом, механіком) і є внутрішнім документом підприємства, на підставі якого бухгалтерія списує пальне та нараховує зарплату оператору.

Норми списання пального

Наказ Мінтранспорту 43, який встановлював норми витрат пального, втратив чинність 02.11.2023 р. Замість нього ДП «ДержавтотрансНДІпроєкт» розробило методичні рекомендації, які не є обов'язковими.

Тому підприємство повинно самостійно розробити та затвердити наказом керівника норми витрат пального для своєї спецтехніки. Алгоритм дій (детальніше ми писали тут):

• Створити комісію наказом по підприємству;
• Провести контрольні заміри фактичного споживання пального спецтехнікою в типових умовах експлуатації (наприклад, витрати на 1 мотогодину роботи екскаватора);
• Оформити результати Актом контрольних замірів;
• Затвердити норми наказом по підприємству. Ці норми будуть використовуватися для розрахунку нормативних витрат у "Рапорті про роботу спецтехніки".

Коли потрібна Товарно-транспортна накладна (ТТН)?

ТТН є основним документом на перевезення вантажу автомобільним транспортом. ТТН НЕ потрібна, коли спецтехніка (екскаватор) просто переміщується з бази на об'єкт виконання робіт і назад без вантажу. Її рух та робота фіксуються у внутрішньому "Рапорті" або "Подорожньому листі". ТТН ПОТРІБНА, якщо в процесі роботи виникає перевезення вантажу.

Наприклад: Екскаватор завантажує ґрунт у самоскид, який везе цей ґрунт на звалище. ТТН оформлює власник самоскида на перевезення ґрунту.

Спецтехніка (наприклад, машина для посипання доріг) перевозить піщано-сольову суміш зі свого складу до місця роботи. У цьому випадку підприємство виписує ТТН саме на себе, де воно є і вантажовідправником, і вантажоодержувачем (див. тут).

З 3 січня 2025 року застосовується оновлена форма ТТН, яка враховує вимоги Закону України "Про автомобільний транспорт" щодо зазначення параметрів транспортного засобу (довжина, ширина, висота, загальна вага).

Документи для замовника послуг

Замовнику послуг спецтехніки не передається внутрішній "Рапорт про роботу". Відносини із замовником оформлюються такими документами (детальніше - тут):

• Договір про надання послуг спецтехніки;
• Рахунок-фактура на оплату;
• Акт виконаних робіт (наданих послуг) — це ключовий документ, що підтверджує факт надання послуги. В акті зазначається обсяг наданих послуг (наприклад, «Послуги екскаватора, 8 мотогодин») та їх вартість. Акт підписується обома сторонами.

Висновки:

• Первинний документ для обліку роботи та списання пального: Підприємства у 2025 році самостійно розробляють форми документів (наприклад, «Рапорт про роботу спецтехніки» або «Подорожній лист»), які містять ключові реквізити: назву, дату, дані техніки, оператора, обсяг робіт, показники пального (залишок, заправка, витрата, норма);
• Норми списання пального: Після втрати чинності Наказу Мінтранспорту №43 підприємства створюють власні норми витрат пального через контрольні заміри, оформлені актом, та затверджують їх наказом керівника;
• Товарно-транспортна накладна (ТТН): ТТН не потрібна для переміщення спецтехніки без вантажу, але обов’язкова при перевезенні вантажу (наприклад, ґрунту самоскидом). З 3 січня 2025 року застосовується оновлена форма ТТН із зазначенням параметрів транспортного засобу.