Суб’єкт господарювання повинен мати первинні документи на придбаний товар

За загальним правилом п. 44.1 ПКУ платники податків з метою оподаткування зобов’язані вести облік доходів, витрат, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів. А п. 44.3 ПКУ приписує зберігати такі первинні документи не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності. 

У відносинах, що виникають між двома суб'єктами господарювання при здійснені господарсько-торгівельної діяльності, віддають перевагу укладанню саме договорам — поставки перед договорами купівлі-продажу. Відносин поставки, врегульовані ГКУ (ст. 265 — 271 ГКУ) а інші питання, не врегульовані цим Кодексом, погоджуються відповідно до положень ЦКУ про договір купівлі-продажу. 

Операції з продажу товару у бухгалтерському обліку відображаються на підставі первинних документів. Відповідно підприємство зобов'язано враховувати вимоги Порядку №88 (затверджений наказом Мінфіну від  24.05.1995 р. №88 "Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку"). А це означає, що у первинних документах, зокрема накладних на відвантаження товару вимагається наявність обов'язкових реквізитів: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Документи складаються у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Зауважимо, що з 01.01.2015 р. скасовано типову форму бланку довіреностей на одержання цінностей. Отже, відпускати товар без довіреності можна але потрібно бути впевненим у тому, що особа діє саме від імені покупця (якщо товар не відвантажується безпосередньо підприємцю і його отримує працівник) і що в майбутньому не виникне спору між постачальником та покупцем.

Якщо постачальник є платником ПДВ, слід приділити увагу належному складанню ПН та вчасній реєстрації в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Що стосується наявності копії документу, який підтверджує державну реєстрацію платника ЄП, як суб'єкта підприємницької діяльності, то у випадку коли підприємець є покупцем це не обов'язково. Адже підприємство виконує роль податкового агента під час нарахування доходу, а за умовами запитання підприємство виступає в ролі продавця.