Оформлення первинних документів при відвантаженні товару через «Нову пошту»

Правові підстави

Законодавство дозволяє покладати виконання обов'язку (в тому числі отримання товару) на третю особу, якщо це не суперечить умовам договору чи суті зобов'язання. Продавець зобов'язаний прийняти таке виконання (ст. 528 ЦКУ).

Розглянемо детальніше, як правильно оформити таку операцію.

Хто підписує видаткову накладну?

Видаткову накладну підписує особа, яка фактично приймає товар. У вашому випадку — це фізична особа, вказана як одержувач.

Однак, оскільки ця особа не є співробітником підприємства-покупця, її підпис сам по собі не підтверджує, що покупець виконав свої зобов'язання щодо приймання товару. Для цього потрібне документальне підтвердження її повноважень.

Повноваження на отримання товарно-матеріальних цінностей від імені юридичної особи можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю або іншим актом органу юридичної особи (див. пп. 2.4 Положення №88). Як правило, про такі повноваження зазначають в основному договору купівлі-продажу чи постачання, за яким поставляється товар.

Окрім того, якщо така можливість передбачена основним договором, підприємство-покупець може надати постачальнику до відвантаження товару:

• Довіреність на ім'я фізичної особи-отримувача;
• або офіційний лист-доручення з проханням відвантажити товар на адресу та ПІБ конкретної особи. У листі має бути зазначено, що ця особа уповноважена отримати товар та підписати супровідні документи від імені покупця.

Які ще документи потрібні для підтвердження операції?

Щоб уникнути ризиків та претензій з боку контролюючих органів щодо реальності господарської операції, може бути такий пакет документів:

• Договір постачання між продавцем та покупцем. Бажано, щоб у договорі була передбачена можливість доставки товару третій особі за вказівкою покупця;
• Рахунок на оплату;
• Документ, що підтверджує оплату (банківська виписка);
• Лист-доручення або довіреність від покупця на ім'я фактичного отримувача.
• Видаткова накладна, складена на підприємство-покупця, але із зазначенням фактичного місця доставки та ПІБ вантажоодержувача. У графі «Отримав(ла)» має стояти підпис уповноваженої фізичної особи;
• Експрес-накладна (ЕН) «Нової пошти». Цей документ є вагомим доказом, що підтверджує факт передачі товару перевізнику та його вручення конкретному одержувачу. Навіть за відсутності підпису на видатковій накладній, комбінація видаткової накладної від продавця та ЕН «Нової пошти» може бути достатнім підтвердженням операції, хоча й створює певні ризики.

Таким чином, належне документальне оформлення, зокрема наявність листа-доручення від покупця та експрес-накладної «Нової пошти», повністю підтверджує законність та реальність такої господарської операції.

Додаткова зазначимо, що питання документування в подібній ситуації ми розглядали в консультаціях:

• Нюанси підтвердження поставки через «Нову пошту»
• Iдентифікація покупця у видатковій накладній
• Видаткові накладні для споживачів

Висновок:

• Підпис видаткової накладної: Підписує фізична особа, яка фактично приймає товар, за наявності довіреності чи листа-доручення від покупця;
• Необхідні документи: Договір постачання, рахунок, банківська виписка, лист-доручення/довіреність, видаткова накладна, експрес-накладна «Нової пошти»;
• Підтвердження операції: Лист-доручення (або відповідна умова в договорі) та експрес-накладна забезпечують законність і реальність господарської операції.