Найкращим первинним документом для списання канцелярських товарів за місяць є Акт на списання запасів (або Акт списання матеріалів). Підприємство має право самостійно розробити та затвердити форму цього документа, головне — щоб він містив усі обов'язкові реквізити.
Обґрунтування
Законодавство вимагає, щоб усі господарські операції підтверджувалися первинними документами. Списання канцелярських товарів, використаних для господарських потреб підприємства, не є винятком.
Чому саме Акт на списання? Канцелярські товари, як правило, видаються працівникам протягом місяця і одразу використовуються. Акт на списання дозволяє узагальнити всі витрачені за звітний період (наприклад, місяць) товари та списати їх вартість на витрати однією операцією. Це підтверджує, що запаси були використані саме у господарській діяльності, а не для інших цілей.
Такий підхід узгоджується із загальною практикою списання активів, які більше не можуть приносити економічні вигоди.
Чи є затверджена форма Акта? Для комерційних підприємств немає єдиної обов'язкової типової форми акта на списання. Підприємство повинно самостійно розробити та затвердити власну форму, наприклад, наказом про організацію бухгалтерського обліку або про облікову політику.
За основу можна взяти форму «Акт списання запасів», затверджену для суб'єктів державного сектору Наказом Міністерства фінансів України від 13.12.2022 №431, адаптувавши її під свої потреби.
Обов'язкові реквізити первинного документа. Розроблена форма акта повинна містити всі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:
- назву документа (наприклад, «Акт на списання канцелярських товарів»);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції (перелік товарів, їх кількість, вартість), одиницю виміру;
- посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції (наприклад, підписи членів комісії, затверджуючий підпис керівника).
Альтернативний документ - Накладна-вимога. Якщо на підприємстві є склад, з якого матеріали відпускаються у підрозділи, можна використовувати Накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. У такому випадку списання на витрати відбувається в момент передачі канцтоварів зі складу у використання конкретному відділу. Цей документ також розробляється підприємством самостійно.
Практична рекомендація: Для спрощення обліку доцільно вести Відомість видачі канцелярських товарів, де працівники розписуються про отримання. Наприкінці місяця на підставі цієї відомості комісія, призначена наказом керівника, складає узагальнений Акт на списання, який і буде підставою для відображення витрат в бухгалтерському обліку.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
