Подорожній лист легкового автомобіля: форма та порядок оформлення

На сьогодні затвердженої обов’язкової форми подорожнього листа для легкового автомобіля не існує. Підприємства мають право розробляти та використовувати власну форму документа.

1. Чи є затверджена форма та чи можна створювати довільну?

Типову форму подорожнього листа легкового автомобіля (№3) було скасовано ще у 2013 році. Згідно з ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», підприємство самостійно розробляє та затверджує форму первинного документа для обліку роботи авто.

Обов’язкові реквізити, які має містити ваша форма:

• Назва документа та дата складання;
• Назва підприємства (ТОВ);
• Зміст та обсяг операції (маршрут, пробіг у км, витрати пального в літрах);
• Одиниця виміру (км, літри);
• Посади та прізвища осіб, відповідальних за операцію (водій, відповідальна особа);
• Особистий підпис.

2. Чи потрібен підпис механіка та лікаря?

Тут є два аспекти:

• Для бухгалтерського обліку (списання пального): Відсутність підписів медика та механіка безпосередньо не забороняє списання ПММ, якщо документ містить інші обов’язкові реквізити.
• Для безпеки дорожнього руху: Згідно зі ст. 45 та 46 Закону «Про дорожній рух», підприємства зобов’язані забезпечувати передрейсові медичні огляди водіїв та контроль технічного стану ТЗ.

Важливо: Директор не може підписувати ці графи замість фахівців, якщо він не має відповідної медичної ліцензії (для огляду водія) або кваліфікації механіка. Для ТОВ безпечним варіантом є укладення договорів із медзакладом та СТО. Якщо ви вирішите прибрати ці графи з власної форми, це не звільняє від обов’язку проходити огляди, але зменшує ризик зауважень до самого первинного документа.

3. Чи можна виписувати один лист на тиждень?

Так, можна. Законодавство не встановлює щоденної періодичності. Ви можете складати один подорожній лист на тиждень, 10 днів або навіть на місяць (це граничний термін для бухгалтерського звітування).

Але є суттєва умова: щоб уникнути ризику визнання поїздок «особистими потребами» (що тягне за собою нарахування ПДФО 18% та військового збору 5% як додаткового блага), у тижневому листі обов’язково має бути деталізація за кожен день:

• конкретні маршрути (звідки — куди);
• показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня;
• мета поїздки (господарська діяльність).

4. Приклад заповнення подорожнього листа (зразок)

Порада: Обов’язково видайте Наказ про порядок використання службового авто, де затвердіть власну форму листа, норми списання пального та перелік осіб, які мають право керувати автомобілем. Це допоможе обґрунтувати зв'язок витрат із господарською діяльністю.