Щодо специфікації до Акта наданих послуг
Згідно зі ст. 9 Закону №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, а також особисті підписи таких осіб.
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Оскільки ТОВ «Нова пошта» та ваше підприємство підписують Акт наданих послуг за допомогою ЕЦП, саме він набуває статусу первинного документа, що підтверджує господарську операцію.
Специфікація в даному випадку виконує роль розрахункового додатка, який деталізує зміст операції (перелік експрес – накладних, маршрути, вартість кожної доставки). Якщо в самому підписаному Акті є посилання на таку специфікацію або реєстр, вона вважається частиною документа. Сукупність підписаного Акта та деталізованої специфікації є достатньою підставою для визнання витрат.
Щодо зберігання експрес-накладних
Експрес-накладна є основним документом, що підтверджує факт надання послуг з перевезення поштовим оператором.
Для операторів поштового зв'язку експрес – накладна виконує функції транспортного документа (замість ТТН), що підтверджує передачу товару перевізнику та його вручення одержувачу.
У сучасних системах електронного документообігу та при використанні поштоматів/мобільних додатків ідентифікація сторін відбувається цифровим шляхом. Експрес – накладна, сформована в обліковій системі оператора, є доказом реальності операції.
Відповідно до п. 44.1 ПКУ, платники зобов'язані вести облік на підставі первинних документів. Пункт 44.3 ПКУ вимагає зберігати такі документи не менше 1095 днів (3 роки) з дня подання звітності.
Якщо експрес – накладні створювалися в електронній формі , їх слід зберігати саме в електронному вигляді із забезпеченням можливості перевірки цілісності даних. Роздруковувати їх не обов'язково, якщо ви можете надати доступ до електронних оригіналів під час перевірки.
Висновок: Специфікація підтверджує суму витрат, зазначену в Акті наданих послуг, а експрес - накладні підтверджують факт фізичного переміщення вантажу. Тому підприємству для підтвердження витрат та реальності здійснення операцій необхідно мати і підписані Акти, і реєстр (специфікацію) до них, і самі експрес - накладні.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
